Какие бывают программы для юристов?

За запросом «программа для юриста» стоит одно из семи разных занятий: найти норму, написать документ, не пропустить срок, узнать о новом событии в деле, подать жалобу, выставить счёт, сдать отчётность. Под каждое из них — свой класс софта для юристов, и путаница начинается, когда от программы одного класса ждут работы другого. Ниже семь классов: что делает каждый, кому нужен и чего от него ждать не стоит. В конце разобрано, как собрать автоматизацию работы юристов под размер практики.

С чего начинают все

Практика почти всегда стартует с бесплатного набора: почта, мессенджер, облачные таблицы, календарь в телефоне и папки на диске. По сути, это и есть бесплатная программа для юристов, собранная из пяти сервисов.

Набор даёт сбои уже на нескольких делах в месяц. Срок живёт в календаре, документ в почте, договорённость с клиентом в мессенджере, и связывает их только память юриста. Каждый класс программ ниже закрывает свою часть этого разрыва.

Семь классов программ

Каждый сервис для юристов относится к одному из этих классов или объединяет два-три из них. Смотрите на задачи, которые он решает.

1. CRM для юридической практики

Что делает. Ведёт дела и доверителей, инстанции, заседания и сроки как задачи с исполнителем, хранит документы по делу. Часто сюда же входят учёт времени, счета клиентам и отчёты по загрузке и деньгам.

Кому нужна. Юристу, который ведёт дела сам: сроки напоминают о себе, а документы, время и история лежат в карточке дела. Практике из нескольких человек: у каждого срока есть ответственный, и видно, кто чем занят.

Что рядом. Нормы и судебную практику даёт справочно-правовая система, иск или жалобу готовит юрист или конструктор документов, подачу в суд берёт сервис электронной подачи, а налоговую отчётность — бухгалтерская программа. CRM практики держит дела, сроки и деньги по ним и не подменяет эти инструменты.

2. Справочно-правовые системы

Что делают. Дают актуальные редакции законов, судебную практику, комментарии, формы документов и калькуляторы.

Кому нужны. Практически каждому юристу: это рабочий инструмент квалификации.

Чего не делают. Не знают о ваших делах, сроках и клиентах. Закладки в справочной системе не заменяют карточку дела.

3. Конструкторы документов

Что делают. Собирают договор, претензию или иск из шаблона: подставляют реквизиты сторон, суммы и даты. Сюда же относятся сервисы, которые готовят черновики текста с помощью искусственного интеллекта.

Кому нужны. Практикам с потоком типовых документов: взыскание, трудовые споры, корпоративное сопровождение.

Чего не делают. Не ведут дело после подготовки документа. Ответственность за текст остаётся на юристе: черновик от ИИ требует проверки каждой ссылки на норму и практику.

4. Мониторинг судебных дел и контрагентов

Что делают. Следят за картотеками судов и присылают уведомления о новых заседаниях, определениях и решениях. Проверяют контрагентов: суды, исполнительные производства, признаки банкротства.

Кому нужны. Практикам с большим числом дел, взысканию, банкротству, сделкам с проверкой контрагента.

Чего не делают. Не знают, кто в вашей команде отвечает за дело, какой внутренний срок вы поставили и где лежит проект отзыва. Событие из картотеки ещё нужно превратить в задачу конкретному человеку.

5. Электронная подача в суд

Что делает. Позволяет подать иск, жалобу и другие документы без визита в канцелярию. Электронную подачу закон допускает в суды общей юрисдикции (ч. 1.1 ст. 3 ГПК РФ). В арбитражные суды тоже (ч. 1 ст. 125 АПК РФ). Подача идёт через государственные системы, а вид электронной подписи зависит от способа подачи.

Кому нужна. Всем, кто ходит в суд. Экономит дорогу и время в очереди.

Чего не делает. Не хранит историю вашей работы и не напоминает о сроках. Квитанцию о подаче стоит сохранять в деле, где её найдут коллеги.

6. Универсальные CRM

Что делают. Ведут клиентов и сделки по воронке продаж, связывают телефонию, почту и сайт. Настраиваются под любой бизнес.

Кому нужны. Фирмам, у которых сильный поток обращений и отдел продаж. Тем, у кого есть человек или подрядчик для настройки.

Чего не делают без доработки. Инстанции, процессуальные сроки, заседания и учёт времени по делу в них собираются полями и автоматизациями. Это работает, но настройку придётся поддерживать.

7. Бухгалтерские программы

Что делают. Ведут бухгалтерский и налоговый учёт, банк, зарплату и отчётность.

Кому нужны. Каждой организации и ИП, иногда в виде бухгалтера на аутсорсе, который работает в своей программе.

Чего не делают. Не знают, сколько часов ушло на конкретное дело и окупился ли фиксированный гонорар. Для этого нужна управленческая связка времени, ставок и счетов.

Как собрать набор под размер практики

Софт для юриста выбирают от задач. Полезные сервисы для юриста делятся на обязательные и те, что окупаются только на объёме.

Один юрист. Справочная система, электронная подача и бухгалтерия, своя или у подрядчика. Дела лучше сразу вести в CRM: даже при нескольких делах в месяц сроки иначе держатся на памяти. CRM берёт напоминания, документы и время по каждому делу на себя.

От двух до десяти человек. CRM практики становится обязательной. Главная причина: у каждого срока должен быть ответственный, и о сроке должен узнать тот, кто пойдёт в суд. Мониторинг дел и конструктор документов берут, если дел или типовых документов много.

От десяти человек. Важными становятся роли и права доступа, учёт времени и связь времени со счетами. Партнёру нужны отчёты по загрузке и деньгам без ручной сборки таблиц.

На любом размере работает одно правило: у каждого вида информации один дом. Дело, его сроки и документы живут в одной системе. Нормы в другой. Проводки в третьей. Если одна и та же дата заседания записана в двух местах, одна из записей рано или поздно устареет.

Классы стыкуются двумя способами: через интеграцию или через человека. Интеграция надёжнее, но есть не везде. Если стык держит человек, закрепите это как правило. Например, ассистент каждый понедельник переносит события из мониторинга в задачи по делам. Правило без исполнителя работает до первого отпуска.

Что проверить до покупки

Выбирая программы для автоматизации работы юриста, задайте продавцу пять вопросов.

1. Где хранятся данные? Персональные данные граждан России при сборе нельзя записывать и хранить в базах за пределами страны. Исключения перечислены в законе (ч. 5 ст. 18 Закона № 152-ФЗ). Адвокатская тайна распространяется на любые сведения, связанные с оказанием адвокатом юридической помощи (ст. 8 Закона № 63-ФЗ). Спросите, где стоят серверы и кто имеет доступ к данным.
2. Как устроены права доступа? Помощник, юрист и партнёр должны видеть разное.
3. Можно ли выгрузить свои данные? Уйти должно быть можно вместе с делами, клиентами и документами.
4. Работает ли с телефона? Юрист проводит часть дня в суде.
5. Можно ли попробовать на своих делах? Демонстрация на чужих данных показывает интерфейс. Пробный период на своих делах показывает, как система переживёт вашу обычную неделю.

Коротко

• Программы для юристов делятся на семь классов: CRM практики, справочные системы, конструкторы документов, мониторинг, электронная подача, универсальные CRM, бухгалтерия.
• Ни один класс не заменяет другой полностью. Спрашивайте, какую задачу решает программа.
• Справочная система и электронная подача нужны каждому юристу. Дела, сроки и время удобнее вести в CRM с напоминаниями, а в команде у каждого срока появляется ответственный.
• У каждого вида информации должен быть один дом.
• До покупки проверьте хранение данных, права доступа, выгрузку и работу с телефона.

Если вы собираете набор для своей практики, посмотрите, закрывает ли Quorley CRM вашу часть про дела, сроки и деньги. Попробовать можно бесплатно: бонус покрывает 30 дней работы одного сотрудника на тарифе «Премиум», карта не нужна.