Файлы практики
Документы практики не лежат отдельной кучей: каждый файл привязан к записи — клиенту, делу, сделке, задаче, счёту или финансовой операции. Поэтому исковое находится из карточки дела, а не поиском по почте, и остаётся на месте, когда дело передают коллеге.
Раздел «Файлы» — второй вход в те же документы, сверху. Он отвечает на вопросы, на которые карточка ответить не может: где лежит скан, который загружали неделю назад; сколько места занимает практика; какие файлы никуда не привязаны.
Где живут файлы
Файл попадает в систему двумя путями. Первый — из карточки записи: вкладка «Документы» дела, сделки, клиента или предмета сделки. Второй — из проводника раздела «Файлы»: вы открываете папку нужной записи и загружаете документ в неё.
Оба пути ведут в одно хранилище: файл, загруженный на вкладке «Документы» дела, в тот же момент виден в папке этого дела в разделе «Файлы».
Документы, которые не относятся ни к одной записи — шаблоны договоров, регламенты, бланки доверенностей, — собираются в папке «Без привязки».
Что видит коллега
Файл, привязанный к делу, сделке или задаче, видят сотрудники, которым доступна сама запись: документ дела — команда дела. Документы клиентов отдельно не ограничиваются — их видит каждый сотрудник с доступом к разделу.
Документ, который не должен видеть никто, кроме вас, загружается в папку «Без привязки» с включённой приватностью. Такие файлы не привязаны к записям. Место в хранилище приватный файл занимает общее, организации.
Доступ к разделу целиком закрыт правом роли: без права на просмотр документов пункт «Файлы» в меню не появится. Отдельными правами закрываются загрузка, переименование и удаление — практика может разрешить сотруднику пополнять хранилище, но не чистить его.
Сколько это стоит места
У организации общий объём хранилища на все файлы всех сотрудников. Когда место заканчивается, загрузка блокируется — и это тот случай, когда лучше знать заранее, чем узнать в день подачи документов. Руководитель с правом на статистику хранилища открывает её в меню «Аналитика» → «Файловое хранилище». Там видно, что занимает место, какие записи тяжелее прочих и сколько загружали по месяцам за год.
С чего начать
- Проводник: папки и привязка файлов — как устроены два режима раздела и как найти документ, не помня его названия.
- Загрузка, предпросмотр и форматы — что можно загрузить, какого размера и что откроется прямо в системе.
- Место в хранилище и квота — из чего складывается объём практики и что делать, когда он заканчивается.
Как документы выглядят изнутри карточки — в статьях документы клиента и документы дела. Где хранятся данные и что происходит с ними при неоплате — в статье данные практики и безопасность.