Генератор документов в Quorley CRM и как он работает

Новый клиент, знакомый договор. Вы открываете Word и снова переносите реквизиты, меняете имя доверителя и проверяете, везде ли заменили прежние данные.

Quorley CRM выполняет рутину за юриста. Подготовьте шаблон один раз, и система сама подставит данные из карточек в ваши документы. Дальше вы сможете формировать юридические документы в один клик и получать готовый файл Word.

Генератор юридических документов в Quorley CRM заполняет подготовленный вами шаблон Word. Текст договора, условия и оформление задаёте вы; система подставляет доступные данные из CRM. Разберём этот процесс на примере договора с клиентом.

Ваш документ Word становится шаблоном

Возьмите договор, который используете в работе. Основной текст и оформление останутся вашими. В местах, где меняются сведения о клиенте, поставьте переменные: метки, по которым Quorley CRM поймёт, какие данные нужно подставить.

Переписывать выражения вручную не нужно. В настройках шаблона есть «Палитра переменных»: найдите нужное поле, скопируйте выражение и вставьте его в Word вместо конкретного значения. Например, вместо имени одного доверителя укажите переменную с ФИО клиента.

Подготовленный файл загрузите в «Настройки» → «Шаблоны документов». Здесь же выберите, для какой карточки предназначен шаблон. Для нашего договора это клиент.

Договор для следующего клиента вы сформируете по тому же шаблону. Заново расставлять переменные не придётся.

Сведения для документа можно дополнить

Часть данных уже есть в карточке клиента. Другие сведения нужны только для конкретного договора. Для них в шаблоне можно создать свои переменные: например, номер договора или отдельное условие, которое вы заполняете перед формированием.

Если в документе бывают разные варианты текста, используйте условия. Нужный фрагмент появится при выполнении заданного условия. В шаблоне можно также настроить повторяющиеся блоки, например для нескольких участников сделки.

Начните с простого договора с реквизитами. Условия и повторяющиеся блоки добавите, когда они понадобятся вашему документу.

Сначала проверьте шаблон на примере

В настройках шаблона есть проверка с вымышленными данными. Скачайте пример и откройте его в Word: посмотрите, как подставились значения, сохранилось ли оформление и появились ли нужные фрагменты текста.

Так можно проверить шаблон до первого документа для клиента. Если нужно поправить файл, внесите изменения в Word и загрузите новую версию.

Готовый документ формируется из карточки

Когда шаблон подготовлен, откройте карточку клиента и нажмите «Сформировать документ». Выберите нужный шаблон из списка.

Quorley CRM подставит доступные сведения. Проверьте значения и дополните поля, которые нужны для этого договора. Если шаблон предусматривает представителя клиента, выберите его перед формированием.

Нажмите «Сформировать». По завершении скачайте готовый файл Word. Он также сохранится в документах клиента, поэтому позже вы сможете открыть его из той же карточки.

Подготовка шаблона остаётся позади: для нового договора вы используете уже настроенный документ и данные следующего клиента.

Правка для одного договора не меняет карточку

Допустим, для конкретного договора нужно указать другое значение. Его можно поправить перед формированием. Такая правка относится только к этому документу: данные карточки и настройки шаблона сохранятся.

Если обязательного значения не хватает, система попросит его заполнить. Вы увидите это до запуска формирования.

Результат вы получаете в формате .docx. Его можно открыть в Word и отредактировать, как обычный документ. В журнале генераций видно, какой шаблон и какую версию использовали для формирования.

Генератор работает и с другими карточками

Помимо клиента, документ можно сформировать из карточки представителя, судебного дела, сделки, предмета сделки или финансовой операции. Для каждой выбирайте шаблон с подходящим назначением.

Так вы начинаете подготовку документа там, где уже ведёте работу. Готовый файл сохраняется у исходной записи, а доступные сведения и участники зависят от назначения шаблона.

Пошаговые инструкции и правила подготовки Word собраны в справке по документам.

Доступ и границы работы

Для подготовки шаблонов нужны право «Управлять шаблонами документов» и доступ к генерации по тарифу. Чтобы сформировать документ, сотруднику нужны права «Формировать документы по шаблонам», на загрузку документов и доступ к исходной записи. В режиме «только чтение» новые документы не формируются.

Частный юрист может повторно использовать свой договор с клиентом; адвокат — подставлять сведения доверителя в свой шаблон. В юридической фирме доступ коллег к шаблонам и формированию определяется правами роли. Готовый файл хранится у исходной записи: участники и другие источники данных не получают его копий автоматически.

Содержание и юридические формулировки вы готовите в своём Word. Генератор применяет ваши переменные и условия; готовая библиотека договоров для всех ситуаций здесь не предлагается.

Попробуйте на документе, который заполняете чаще всего

Возьмите свой договор, подготовьте шаблон и сформируйте первый документ на данных из Quorley CRM. После проверки используйте его для следующих клиентов.

Попробовать Quorley CRM бесплатно

Без привязки карты. Первой организации начисляется пробный бонус, равный стоимости 30 дней работы одного сотрудника на «Премиуме». В команде бонус расходуется быстрее. Дальнейшие условия доступны на странице тарифов.

Материал Quorley CRM.