Хранение документов по клиентам и делам
Для частных юристов, адвокатов и юридических компаний
Файлы остаются рядом с работой, для которой они нужны. Поиск по названию и фильтрам помогает найти материал, а права определяют доступ сотрудников.
Загрузите файл в нужную карточку
Документы клиента, судебного дела и сделки находятся на своих вкладках. Предмет сделки тоже хранит отдельные материалы. Выбирайте запись при загрузке: переноса готовой привязки между карточками нет.
Материалы учебной сделки
- Файл
- Проект договора аренды.docx
- Привязка
- Сделка · сопровождение аренды
- Название
- Проект договора для проверки
- Действия
- Предпросмотр · скачать
- Доступ
- По правам роли сотрудника
Проводник ведёт от вида работы к записи
Откройте «Файлы», выберите раздел и нужного клиента, дело или сделку. Структура строится по записям CRM. Документы предметов сделок ищут в режиме «Таблица»: отдельной папки предметов нет.
Клиент
Доверенность.pdf
Сделка
Проект договора аренды.docx
Предмет сделки
План помещения.pdf
Общая таблица собирает доступные материалы
Когда помните название файла, откройте таблицу организации. В ней есть поиск по названию и фильтры: тип привязки, сотрудник, загрузивший файл, приватность и даты. Состав списка зависит от доступа.
Как найти файл в таблицеПри создании первой организации — бонус на стоимость 30 дней одного активного сотрудника «Премиума». Команда расходует его быстрее. Карта не нужна.
Из карточки видно, к чему относится файл
На вкладке документов доступны поиск и действия с материалами этой записи. Поиск в карточке учитывает исходное имя файла; в общей таблице — также новое название.
Документы в карточке клиентаПоддерживаемый файл можно открыть до скачивания
Предпросмотр доступен для изображений, PDF, DOCX, XLS/XLSX и ряда текстовых форматов. Для остальных материалов используйте скачивание. Форматы предпросмотра и загрузки различаются.
Форматы и предпросмотрПросмотр, загрузка и удаление — разные права
Выдайте сотруднику права под его работу. Переименование и удаление требуют отдельных разрешений; удаление подтверждается и безвозвратно. Для файлов без привязки при загрузке можно выбрать общий или приватный доступ.
Роли и доступ сотрудниковПри создании первой организации — бонус на стоимость 30 дней одного активного сотрудника «Премиума». Команда расходует его быстрее. Карта не нужна.
Объём хранилища зависит от тарифа и команды
В системе есть учёт занятого объёма и статистика файлов. Перед загрузкой большого архива проверьте квоту, максимальный размер файла и ограничения пробного режима в справке.
Квота и ограничения хранилищаГотовый шаблон Word заполняется данными CRM
Когда нужен новый документ, используйте отдельный генератор. Загрузите свой шаблон, выберите запись, проверьте данные и скачайте DOCX.
Формирование документов по шаблонуВопросы
О хранении документов практики
Как организовать документооборот юриста или адвоката?
Входящий материал загрузите к клиенту, делу или сделке; дайте файлу понятное название и проверьте доступ сотрудника. Подготовленный результат сохраните к нужной записи, чтобы коллега нашёл его рядом с поручением. Для документа по данным CRM отдельно используйте генератор по своему шаблону Word. Этот порядок описывает хранение и подготовку файлов. Он не подтверждает электронное подписание, маршруты согласования, контроль версий или совместную работу в редакторе; если они нужны юридической фирме, проверьте их как отдельные требования до выбора системы.
Можно ли хранить документы без клиента или дела?
Да. В разделе «Файлы» можно загрузить материалы без привязки к записи. При такой загрузке выбирают общий или приватный доступ. Доступность загрузки и просмотра зависит от прав роли сотрудника.
Как найти документ после переименования?
В общей таблице работает поиск по исходному и новому названию. Поиск на вкладке документов конкретной карточки учитывает исходное имя. Дополнительно сузьте список фильтрами по привязке, автору загрузки или датам.
Как связаны хранение и генератор документов?
Хранилище работает с загруженными файлами и материалами записей. Генератор формирует новый DOCX по вашему шаблону Word и данным CRM. Его сценарий, права и ограничения описаны на отдельной странице.
Хранилище безлимитное?
Нет. Квота зависит от тарифа и числа сотрудников. Для загрузки действуют ограничения размера и формата; текущие условия и пробный режим описаны в справке и на странице тарифов.
Проверьте хранение на одной рабочей записи
Добавьте несколько материалов учебного клиента или сделки. Найдите файл из карточки и общей таблицы, откройте предпросмотр и проверьте права сотрудника.
При создании первой организации — бонус на стоимость 30 дней одного активного сотрудника «Премиума». Команда расходует его быстрее. Карта не нужна.