Документы по шаблонам

В договоре меняются имя доверителя, реквизиты, сумма и дата, а основная часть остаётся прежней. В Quorley CRM такой документ можно сохранить как шаблон Word с переменными. При формировании система подставит данные выбранной записи и доступных источников, а вы проверите значения и введёте то, чего не хватает для конкретного документа.

Что понадобится

Для подготовки шаблонов нужны право «Управлять шаблонами документов» и доступ к генерации по тарифу. Для формирования документа нужны одновременно права «Формировать документы по шаблонам» и на загрузку документов. В режиме «только чтение» можно просматривать доступные шаблоны и журнал, но нельзя создавать шаблоны и формировать новые документы.

Право «Просматривать шаблоны документов и журнал организации» открывает общий журнал. Управление шаблонами само по себе его не открывает. Сотрудник с правом формирования может видеть собственные генерации.

Как сформировать документ из карточки

Откройте нужную запись и нажмите «Сформировать документ» в её шапке. На телефоне кнопка находится отдельной строкой под названием. В финансовой операции используйте её текущую боковую панель. Прежний вход сохраняется: «Документы» → «Сформировать по шаблону».

Оба входа открывают один процесс. Готовый файл сохраняется у записи, из которой вы начали работу. Назначение шаблона определяет доступные сведения и состав участников. Выберите пошаговую инструкцию:

• Документ клиента: один фиксированный клиент, при необходимости его представитель.
• Документ представителя: связанные клиенты и полномочия по каждой связи.
• Документ судебного дела: клиенты дела и явный выбор судебной инстанции.
• Документ сделки: клиенты, предметы и порядок повторяющихся блоков.
• Документ предмета сделки: основной предмет остаётся обязательным.
• Документ финансовой операции: собственные сведения операции или выбранный связанный источник.

В блоке «Доступные шаблоны» нажмите строку с нужным названием и стрелкой. Форма откроется сразу. Поиск помогает найти шаблон; «Показать ещё» подгружает следующие строки. Управление шаблонами доступно по отдельному праву. Кнопка «Шаблон» с иконкой плюса для выбора готового документа не нужна.

Если быстрого входа нет, проверьте организацию, доступ к записи и документам, права на формирование и загрузку, а также доступность генерации по тарифу. Для представителя нужен доступ к представителям клиентов; для операции нужен доступ к финансовому модулю и просмотру операций.

Как подготовить шаблон Word

1. Откройте «Настройки» → «Шаблоны документов» и нажмите «Шаблон» с иконкой плюса.
2. Введите название и выберите категорию. Если категории нет, нажмите «Категория» с иконкой плюса в списке. Для этого нужно право создания записей справочников. В поле «Для чего шаблон» выберите клиента, сделку, представителя, судебное дело, предмет сделки или финансовую операцию. Выберите подходящие типы клиента. Назначение сохранённого шаблона изменить нельзя. Для другого назначения создайте новый шаблон.
3. Заполните «Шаблон имени файла». Если у категории задано имя файла для новых шаблонов, оно подставится при выборе категории. Измените его при необходимости. Ручной ввод и имя существующего шаблона сохраняются при смене категории. Пока загружается имя выбранной категории, дождитесь ответа или введите имя вручную. Расширение .docx добавится само.
4. Нажмите «Палитра переменных», найдите поле, выберите нужную форму значения и скопируйте выражение в Word. Поля зависят от назначения и выбранных типов клиента. В смешанном наборе проверяйте применимость поля условием текущего элемента. Палитра доступна на обоих шагах подготовки шаблона.
5. Если значение относится к документу, а не к карточке клиента, откройте «Свои переменные» и нажмите «Добавить переменную». Задайте имя, подпись, тип и значение по умолчанию, затем нажмите «Сохранить переменную». Кнопка «Вернуться к настройкам» вернёт к форме шаблона.
6. Нажмите «Продолжить» и выберите файл .docx.

Если вы открыли сохранённый шаблон для правки, вместо «Продолжить» нажмите «Сохранить изменения». Панель останется в настройках. Для замены Word отдельно откройте «Файл шаблона».

При создании категории можно заполнить «Имя файла для новых шаблонов». Основное место настройки — «Справочники» → «Категории документов». В форме категории есть общие выражения для имени файла: скопируйте нужное и вставьте его в поле имени. Кнопка «Изменить категорию» под полем категории тоже позволяет изменить это имя. Она доступна для категорий вашей организации при наличии права изменения записей справочников. Общие категории редактировать нельзя. Изменение категории не меняет имена файлов у уже сохранённых шаблонов.

Кнопка «Назад» в форме категории возвращает к настройкам шаблона. Несохранённый ввод категории остаётся при повторном открытии её формы.

Внизу формы доступны строки «Палитра переменных», «Промпт для ИИ», «Пример шаблона» и «Свои переменные». В сохранённом шаблоне там же можно открыть «Версии шаблона», «Файл шаблона» и доступный вам «Журнал генераций». Переходы между экранами сохраняют введённые настройки. Если вернуться из редактора переменной кнопкой «Назад» в шапке, незавершённый ввод останется до следующего открытия. «Отмена» сбрасывает этот ввод.

Имя своей переменной начинается со строчной латинской буквы и может содержать строчные латинские буквы, цифры и подчёркивания. Длина — до 40 символов. Служебные имена constructor и prototype недоступны. Например, contractnumber, contract1 и contract_number вставляются в Word как {{my.contractnumber}}, {{my.contract1}} и {{my.contract_number}}. Те же выражения можно использовать в имени результирующего файла. Подписи полей остаются на русском. Сохранённые имена автоматически не меняются. Дату документа можно вставить выражением {{doc.date}}.

Палитра копирует признаки блоком {{#if client.isPhysical}} … {{/if}}: текст внутри блока появится при выполнении условия. Своя переменная «Да/Нет» тоже подходит для условия, например {{#if my.haspenalty}} … {{/if}}. Для обычных значений можно выбрать форму, например {{client.fio | родительный}}; допустимые сочетания указаны в палитре.

Если проверка нашла ошибки, они появятся в панели. Исправьте файл в Word и нажмите «Загрузить исправленный файл». Настройки созданного черновика сохраняются. После принятия первой версии шаблон становится активным. На втором шаге блок «Переменные в файле» показывает метки, найденные в загруженном Word. Для каждой можно задать обязательность и текст подстановки. Если обязательная переменная пуста, формирование остановится до ввода значения. Для пустой необязательной переменной используется заданный текст, а если он не задан, подчёркивания. Затем подтвердите настройки кнопкой «Включить шаблон».

Пример шаблона и промпт для ИИ

Кнопка «Пример шаблона» помогает подготовить первый файл. Подсказка содержит доступные выражения и примеры на вымышленных данных для выбранных типов клиента, включая свои переменные. Её можно скачать до сохранения шаблона и загрузки файла. Подсказка учитывает назначение, доступные поля и настройки обязательности. Это учебный файл, который показывает, как ставить метки в Word.

Если готовите документ с помощью ИИ, нажмите «Промпт для ИИ». Скопируйте текст из боковой панели, допишите своё задание и передайте его используемому вами ИИ вместе с исходным документом, если он есть. Промпт учитывает текущие настройки и свои переменные, требует сохранять допустимые выражения и авторское оформление. Quorley не отправляет его в ИИ автоматически. Если палитра или категория не загрузились, нажмите «Повторить» в панели промпта. При ошибке копирования выделите текст и скопируйте его вручную. После работы ИИ проверьте файл в Word, затем загрузите его для проверки меток. Обе строки доступны в настройках шаблона и на шаге файла.

Как поставить повтор и условие в Word

Для назначения «Клиент» поля client.* относятся к выбранному клиенту и доступны без повтора. Например, {{client.fullName}} вставляет его полное обозначение, а {{#if client.isEntrepreneur}} … {{/if}} выводит текст для ИП. Так же работают условия client.isPhysical, client.isSelfEmployed и client.isLegal. Явный повтор клиентов тоже допустим: в нём один клиент.

В остальных назначениях, в том числе «Сделка» и «Судебное дело», поля client.* и условия по типу клиента доступны только внутри повтора клиентов. Блок повторяется для выбранных клиентов. Открытие и закрытие повтора поставьте отдельными абзацами Word:

{{#each clients as client}}
Участник {{loop.index}}: {{client.fullName}}
ИНН: {{client.inn}}
{{#if client.company.kpp}}КПП: {{client.company.kpp}}{{/if}}
{{/each}}

loop.index начинает нумерацию с 1. client.fullName выводит полное обозначение физлица, ИП или организации. Порядок участников подтверждается перед формированием. Поля плательщика с префиксом payer, например payer.fullName, доступны без повтора, если они есть в палитре выбранного назначения. Система не назначает участникам роли продавца и покупателя.

Предметы повторяются блоком {{#each subjects as subject}} … {{/each}}. Поля subject.* размещаются внутри него. Для предмета сделки в составе остаётся целевой предмет; соседние предметы добавляются явным выбором. Вложенные повторы и произвольные имена вместо client и subject не поддерживаются.

В настройках шаблона переключатели «Требовать хотя бы одного клиента» и «Требовать хотя бы один предмет» управляют пустым списком. У необязательного пустого списка повтор не выводится. Обязательное отдельное поле проверяется у каждого выбранного элемента, даже если рядом есть условие.

Поля полномочий представителя representation.* относятся к выбранной паре представитель и клиент. Для назначения «Представитель» помещайте их внутри повтора клиентов. В назначении «Клиент» явно выберите «Представитель клиента» при формировании. Поля rep.* относятся к этому человеку, а representation.position и representation.authorityBasis — к его связи с этим клиентом. Они доступны без повтора. Прежние rep.position и rep.authorityBasis берут значения из той же связи. Без выбора представителя его необязательные поля остаются пустыми; обязательные поля требуют выбора. Поля instance.* относятся только к выбранной судебной инстанции; ФИО судьи вводится вручную. Автоматического выбора инстанции и справочника судей нет. Финансовые поля и признаки наличия счетов читаются без изменения счетов. Общие итоги по повторам автоматически не рассчитываются.

В «Шаблоне имени файла» используйте общие скалярные поля документа и свои переменные. Для назначения «Клиент» доступны также прямые поля client.*, rep.* и representation.*, например Договор {{client.fullName}}. В остальных назначениях client.* относятся к элементу повтора и в имени файла недоступны. Повторы и поля subject.*, loop.* в имени файла недоступны при любом назначении. representation.* в имени файла доступны только для назначения «Клиент». Ранее созданные шаблоны сохраняют прежний синтаксис и настройки.

Как проверить и заменить файл

В блоке «Проверка шаблона на примере» нажмите «Скачать пример». Документ с вымышленными данными поможет проверить подстановки, условия и повторы. Настройки примера по умолчанию свёрнуты. Откройте «Настроить пример», чтобы выбрать «Типы клиентов в образце» и количество клиентов. При сворачивании и повторном раскрытии блока выбранные значения сохраняются. Для сделки, предмета сделки и финансовой операции доступны также типы и количество предметов. Ноль позволяет проверить пустой необязательный список. Если список обязателен, образец с нулём покажет отказ проверки. Переключатель «Плательщик совпадает с первым клиентом» проверяет совпадающие данные двух ролей. Сначала сохраните изменённые настройки шаблона. Образец использует сохранённую версию. Значения выше 100 клиентов или 200 предметов не сокращаются автоматически. Пробный документ скачивается и не добавляется к документам записи. У ранее созданных шаблонов остаётся кнопка «Скачать пробный документ» и прежняя проверка с одним типом клиента.

Чтобы заменить файл, откройте шаблон и перейдите к его файлу. Каждая принятая замена создаёт новую версию. Если новый файл не прошёл проверку, прежняя принятая версия сохраняется. В панели видны имя отклонённого файла и блок «Что исправить»: причины отказа и место каждой ошибки в документе. Если своя переменная не объявлена, вернитесь к настройкам и добавьте её. Для сохранённого шаблона нажмите «Сохранить изменения», затем откройте «Файл шаблона» и повторите загрузку. При создании нового шаблона нажмите «Продолжить», чтобы перейти к файлу. Пробный документ прежней версии остаётся доступен. Предыдущие версии доступны в разделе «Версии шаблона»; скачивание исходного файла требует права управления и доступа к записи. В списке версий видны дата загрузки, автор и размер файла. Кнопка «Предпросмотр» открывает исходный Word в панели. Если версий больше, нажмите «Показать ещё». Автор версии открывается в новой вкладке.

Если другой сотрудник изменил шаблон, сохранение остановится с сообщением о конфликте. Введённые вами настройки останутся в панели. Проверьте их перед повторным сохранением.

Для образца финансовой операции, чей шаблон использует дело или инстанцию, укажите ноль предметов. Несовместимый состав показывается в панели до скачивания.

Как проверить значения клиента

В новых шаблонах откройте «Участники» и нажмите имя клиента. В отдельной панели измените доступные реквизиты и нажмите «Сохранить для документа». «Отмена» возвращает без правок этой панели. Для других назначений так же открываются реквизиты выбранного клиента или предмета. Полномочия представителя проверяются в панели конкретного клиента. Для инстанции служит строка «Данные инстанции», для плательщика операции — «Плательщик».

Общие поля документа остаются в основной форме. Свои поля нового шаблона открываются через «Дополнительные данные». Заполните их и нажмите «Сохранить для документа». «Отмена» и кнопка «Назад» в шапке возвращают к документу без неподтверждённых правок этого раздела. У прежних клиентских шаблонов доступные поля находятся в основной форме.

Начните из шапки клиента или его вкладки «Документы». Найдите активный шаблон по названию и нажмите его строку. Если шаблон предлагает поле «Представитель клиента», выберите нужного человека из доступных связей с этим клиентом.

Клиент из исходной карточки остаётся фиксированным. Проверьте доступные реквизиты и обязательные поля документа. Изменения в форме относятся к этому документу и не записываются в карточки CRM.

Возврат из вложенного экрана сохраняет подтверждённые изменения текущей формы. В форме нового шаблона предупреждение при возврате к списку «Доступные шаблоны» появится, только если вы меняли состав или значения: эти правки будут сброшены. Если изменений не было, список откроется без предупреждения. После повторного выбора проверьте форму заново. Закрытая панель и новый запуск из журнала не восстанавливают ручной ввод предыдущего документа. Подробности — документ клиента.

Где найти результат и что делать при ошибке

Во время формирования панель можно закрыть. Готовый файл остаётся на вкладке «Документы» исходной записи. На экране «Документ готов» нажмите «Скачать документ». Если скачивание не удалось, нажмите «Скачать ещё раз»: повторное формирование не требуется.

Откройте «Журнал генераций» на вкладке «Документы», чтобы найти предыдущий запуск. В настройках шаблона журнал показывает его запуски. «Сформировать ещё раз» открывает новую подготовку с актуальными данными. Проверьте состав, инстанцию или источник операции заново; ручные правки из истории не восстанавливаются.

Если ответ на отправку неизвестен, нажмите «Проверить запрос». Система проверит ту же отправку с исходными значениями. Пока её результат неизвестен, менять состав и значения нельзя. Если формирование долго не завершается, используйте «Проверить статус» или вернитесь позже. Эти проверки не создают новый документ.

При ошибке заполнения исправьте поле, названное в сообщении. При сбое загрузки используйте доступный повтор и проверьте значения. Если документ не сформирован, прочитайте причину и исправьте данные или шаблон. «Сформировать заново» требует новой проверки формы и подтверждения запуска. Формат файла при ошибке не меняется.

Для результата другой организации сначала переключитесь на неё. Уже готовые документы сохраняются при выключении или удалении шаблона. Правки скачанного Word остаются в файле и не изменяют сведения CRM.

Формирование из карточки записи

Кнопка «Сформировать по шаблону» доступна на вкладке «Документы» клиента, сделки, представителя, судебного дела и предмета сделки, а также в панели финансовой операции. Выбор шаблонов соответствует назначению текущей записи. «Шаблон» с иконкой плюса предлагает это же назначение тем, кто может управлять шаблонами.

Для дела выберите нужную инстанцию самостоятельно. В операции дополнительное дело или сделка используются после явного выбора доступной связи. При повторном формировании из журнала проверьте актуальный состав: прежние ручные значения, источники операции и инстанция из истории не восстанавливаются.

Готовый файл хранится у одной выбранной записи. Клиенты, предметы и плательщик, использованные как источники данных, не получают копий. «Журнал генераций» открывается по кнопке с историей. Кнопка «Показать ещё» подгружает следующую часть списка, сохраняя уже открытые записи. Клиентская история показывает запуски по прежним и новым шаблонам вместе.