Документы клиента
Договор с доверителем, доверенность, копия паспорта или устава, переписка о поручении — документы, которые относятся к клиенту целиком, а не к одному спору. Их место — вкладка «Документы» в карточке клиента: она остаётся на месте, когда дела закрываются, а отношения с доверителем продолжаются.
Что понадобится
Право роли на просмотр документов — без него вкладки в карточке не будет. Загрузка, переименование и удаление открываются отдельными правами.
Что хранить здесь, а что в деле
Правило одно: документ описывает отношения с доверителем — он у клиента; документ относится к конкретному спору — он в документах дела.
У клиента: рамочный договор, общая доверенность, реквизиты, учредительные документы, согласия. У дела: иск, отзывы, определения, доказательства, процессуальные документы.
Разделение не формальное. Через год после закрытия дела карточка клиента остаётся первым местом, куда заглядывают перед новым поручением, и лишние двести листов приложений там мешают.
Как работать со списком
- Откройте карточку клиента и перейдите на вкладку «Документы». Число рядом с заголовком блока показывает, сколько файлов у клиента.
- Нажмите «Добавить», чтобы загрузить файлы. Та же загрузка открывается кнопкой «Загрузить документ» в шапке карточки.
- Найдите нужное поиском по названию: поле стоит над списком.
- Измените порядок кнопкой сортировки рядом с поиском: сначала новые, по названию или по размеру.
В строке файла видно название, размер, дату загрузки и кто загрузил. Нажмите на название, чтобы скачать файл. Кнопка с глазом открывает предпросмотр, с карандашом — переименование, с корзиной — удаление.
Переименовать скан стоит сразу: scan_0012.pdf через полгода в списке никто
не узнает. Что откроется предпросмотром и какие форматы принимаются, разобрано
в статье загрузка и предпросмотр.
Что получится
У доверителя — папка, которая не разъезжается по почтовым ящикам сотрудников. Коллега, подхвативший клиента, находит договор за полминуты, а не спрашивает «у кого последняя версия».
Те же файлы видны в разделе «Файлы», в папке этого клиента: там удобнее смотреть, сколько всего накопилось по доверителю.
Частые сложности
Файл загружен, но коллега его не видит. Проверьте две вещи: открыта ли коллеге сама карточка клиента и есть ли у его роли право на просмотр документов.
Не получается удалить документ. Удаление — отдельное право роли. Это сделано намеренно: файл удаляется без возможности восстановить.
В списке пусто, хотя документы точно были. Проверьте поле поиска: пока в нём остаётся текст, список показывает только совпадения.
Поиск не находит переименованный файл. Поиск на вкладке идёт по имени, с которым файл загрузили. По новому названию файл найдётся в разделе «Файлы», в режиме «Таблица».
Что дальше
Что ещё показывают вкладки карточки — карточка клиента. Как устроено общее хранилище практики — проводник и папки. Что можно загрузить и в каком формате — загрузка и предпросмотр.