Загрузка, предпросмотр и форматы
Загрузка документа — операция на несколько секунд, и всё же именно на ней теряется время: файл не того формата, скан на 300 МБ, документ, улетевший не в ту запись. Статья о том, что система принимает, куда это попадает и что открывается без скачивания.
Что понадобится
Право роли на загрузку документов. Без него кнопки загрузки нет — ни в разделе «Файлы», ни на вкладке «Документы» карточки. Отдельные права нужны на переименование и удаление файлов.
Как загрузить документ к записи
- Откройте вкладку «Документы» в карточке дела, сделки или клиента — или папку этой записи в разделе «Файлы».
- Нажмите «Добавить» на вкладке документов, «Загрузить документ» в шапке карточки или «Загрузить файлы» в проводнике — все три ведут в одно окно.
- В открывшемся окне нажмите «Прикрепить файлы» — на телефоне кнопка называется «Добавить» — и выберите документы.
Файлы уходят на сервер по три одновременно, каждый со своим прогрессом. Окно загрузки сворачивается — можно продолжать работу, пока крупный скан едет. Закрывать вкладку браузера до конца загрузки не стоит: система предупредит, но прерванный файл придётся отправлять заново.
Как загрузить файл без привязки
Шаблоны, регламенты и бланки не относятся ни к одной записи. Для них в проводнике раздела «Файлы» есть папка «Без привязки».
- Откройте «Файлы» → «Файлы организации». Если открылась таблица, переключитесь на «Проводник» вверху страницы.
- Откройте папку «Без привязки» и нажмите «Загрузить файлы» над плитками. Откроется окно «Загрузка файлов организации».
- Нажмите «Выбрать файлы» и отметьте документы.
- Включите переключатель «Приватные файлы — видны только вам», если документ не для коллег.
- Нажмите «Загрузить».
Можно и перетащить файлы в открытую папку «Без привязки»: окно загрузки откроется уже с ними. В режиме «Таблица» кнопки загрузки нет. Там вы ищете и отбираете файлы, которые уже загружены.
Приватность выбирается только здесь. У файлов, привязанных к делу, сделке или клиенту, её нет: их видимость определяется доступом к самой записи.
Что можно загрузить
Документы — doc, docx, pdf, txt, md; таблицы — xls, xlsx, csv;
презентации — ppt, pptx; изображения — png, jpg, jpeg, gif,
webp, heic; а также архивы zip и файлы json.
Предельный размер — 200 МБ на файл. Снимки в форматах png, jpg и webp
система сжимает перед отправкой сама — фотография страницы дела займёт меньше,
чем весила изначально.
Что открывается прямо в системе
Предпросмотр открывает PDF, документы .docx, таблицы .xlsx и .xls,
изображения (включая heic с телефона), текст, разметку и json. Стрелки
листают документы этой же папки, кнопка со стрелкой вниз скачивает открытый
файл.
Открывается он по-разному. В проводнике достаточно нажать на плитку файла. В таблице и на вкладке «Документы» карточки клик по названию скачивает документ, а предпросмотр вызывается кнопкой с глазом.
Форматы вне этого списка — архивы и документы старого формата .doc —
предпросмотром не открываются: для них остаётся скачивание.
Отметка «Не проверен»
Рядом с загруженным файлом стоит отметка: щит на плитке в проводнике, метка «Не проверен» в таблице. Она означает ровно то, что написано: содержимое файла никто не проверял. Автоматической проверки в системе сейчас нет, поэтому отметка остаётся у всех файлов и ни на что не влияет — открыть и скачать документ можно как обычно.
Документы, которые приходят от второй стороны, поэтому стоит открывать с той же осторожностью, что и вложения в письме: за вас их не проверят.
Частые сложности
Файл не выбирается в окне загрузки. Формат вне списка допустимых —
проверьте расширение. Обратная ситуация тоже возможна: архив, переименованный
из .rar в .zip, окно пропустит, но открыть его потом не выйдет.
Коллега не видит документ. Если файл привязан к записи — проверьте, есть ли у коллеги доступ к самой записи и право на просмотр документов. Если файл загружен в «Без привязки» — он мог уйти приватным; приватность выбирается в момент загрузки, поэтому документ придётся загрузить заново.
Удалили не тот файл. Восстановления нет: система предупреждает об этом в окне подтверждения. Если файл важный, надёжнее переименовать его, а не удалять.
Что дальше
Где искать загруженный документ — проводник и папки. Как устроены документы в карточке клиента — документы клиента.