Справочники практики
Справочники — это списки, из которых выбирают при заполнении карточек: регион клиента, суд по делу, категория спора. Регионы, города и судебные участки России уже загружены, а категории дел и сделок каждая практика заводит под себя.
Заполненные один раз, списки избавляют от разнобоя, из-за которого одно и то же дело у двух юристов называется по-разному.
Что понадобится
Права роли на работу со справочниками: создание, изменение и удаление записей выдаются отдельно. Просмотр открыт всем, кто работает в организации, — иначе нельзя было бы заполнить карточку.
Какие справочники есть
| Справочник | Где используется |
|---|---|
| «Регионы и области» | адреса клиентов, дел и судов |
| «Города и н.п» | там же, вместе с регионом |
| «Судебные участки» | инстанции дел: где рассматривается спор |
| «Категории судебных дел» | тип спора в карточке дела |
| «Категории сделок» | вид работы в карточке сделки |
Первые три отвечают на вопрос «где», последние две — «какая это работа». От категорий зависят фильтры списков и разрезы аналитики: практика видит, что половина дел — банкротные, только если категории проставлены.
Общий набор по России и свои записи
Регионы, города и суды по всей России мы загружаем заранее: набор собран из открытых источников — перечня субъектов РФ, данных Росстата о населённых пунктах и официальных сайтов судов — и общий для всех практик.
У судов, где источник их публикует, уже заполнены сайт, телефоны и почта. Заводить эти списки при запуске не нужно.
Такие записи помечены системными: в колонке действий вместо карандаша и корзины стоит метка «Системная» со значком замка. Изменить или удалить их нельзя ни одной практике: запись одна на всех, и правка у вас поменяла бы данные у соседей.
Свои записи заводятся как раньше и видны только вашей практике: их можно менять и отправлять в архив. Если суда нет в общем наборе, он переехал или сменил телефон, заведите свою запись с верными сведениями — системную поправить нельзя.
Как добавить запись
- В меню слева откройте «Справочники» и выберите нужный справочник: у каждого своя страница с названием в шапке.
- Проверьте, нет ли записи в общем наборе: нажмите «Фильтры», введите часть названия в поле «Название» и нажмите «Применить».
- Если записи в общем наборе нет, нажмите в шапке справочника кнопку с плюсом и названием записи: «+ Регион», «+ Город», «+ Судебный участок» или «+ Категория». У категорий кнопка стоит над деревом, а в узкой колонке остаётся только плюс с подсказкой. В пустом справочнике такая же кнопка стоит и на самом экране. Форма откроется в боковой панели справа. Кнопок не видно — значит, роли не выдано право на создание записей либо приостановлена подписка практики.
- Заполните поля. Город заводится внутри региона, участок — внутри города: сначала выберите родителя из списка, системные записи в нём тоже есть. У судебного участка обязательны название, тип, город и адрес; «Сайт суда», телефоны и почта — по желанию.
- Нажмите «Сохранить». Запись появится в списке с меткой «Доступно» и сразу подставляется в карточки дел и клиентов.
Категории устроены деревом: у категории может быть родительская, поэтому «Банкротство физических лиц» живёт внутри «Банкротства», а не отдельной строкой рядом. Это удобно для отчётов — считать можно и по ветке целиком.
Контакты судов
У судебных участков три колонки контактов — «Сайт», «Телефоны» и «Почта». Рядом с номером или почтовым ящиком может стоять подпись, чей он: приёмная, канцелярия, справочная; у части судов подписи нет. Телефон открывает звонок, почта — письмо, сайт — новую вкладку браузера.
В форме своей записи контакты заполняются там же: поле «Сайт суда», блок «Телефоны» с полями «Чей номер», «Номер» и «Добавочный» и кнопкой «+ Телефон», блок «Электронная почта» с полями «Чей адрес» и «Адрес» и кнопкой «+ Адрес».
Номер вводится по маске «+7-()---», добавочный — цифрами в отдельное поле.
Те же контакты видны в карточке дела: в плитке «Где слушается» на вкладке «О судебном деле» и под полем «Судебный участок» в форме инстанции. За телефоном суда в справочник ходить не нужно — см. как завести судебное дело.
Как найти запись: фильтры
В шапке справочников регионов, городов и участков стоит кнопка «Фильтры»; когда отбор применён, она показывает их число — «Фильтры · 2». Панель у трёх списков устроена одинаково:
- «Название» — поиск по части слова: «обл» найдёт «Свердловская область», «горск» — «Магнитогорск».
- Тип — «Тип региона», «Тип населённого пункта» или «Тип участка»: отметьте одно или несколько значений. Переключатель рядом решает, что делать с отмеченным: «Содержит» оставляет только их, «Не содержит» — убирает их из списка.
- Родитель — у городов поле «Регионы», у участков «Города»: один или несколько, с тем же переключателем.
- «Адрес» — только у участков, ищет по целым словам: «Щорса» найдёт «ул. Щорса, 103», а «Щор» — ничего. Несколько слов сужают поиск.
- «Состояние архива» — «Показывать все записи», «Только архивные» или «Только доступные».
Кнопка «Применить» перестраивает список, «Сбросить» возвращает всё как было. Состояние записи видно и в самой таблице: в колонке архива стоит «Доступно» или «В архиве», а у общих записей в колонке действий — «Системная».
Как не расплодить дубли
Дубли — главная беда справочников: «Арбитражный суд г. Москвы» и «АС Москвы» превращают аналитику в набор мелких групп.
- Перед добавлением ищите запись фильтром по части названия — суд из общего набора почти всегда уже есть.
- Договоритесь о формате названий своих записей заранее: полное наименование или сокращение, но одинаково у всех.
- Право на создание записей стоит держать у одного-двух человек: справочник — общий ресурс практики, а не личный список.
Частые сложности
Категория не выбирается в карточке. Проверьте, не помечена ли она удалённой: такие записи остаются в системе ради старых дел, но в выбор не попадают.
Категорию сделки не получается изменить. Чаще всего у текущей категории выключен переключатель «Разрешить изменять категорию на другую» — такая категория закрепляется за сделкой намеренно. Вторая причина — вилка стоимости: если фиксированный гонорар сделки не попадает в границы новой категории, сначала поправьте гонорар. Наконец, право править сами записи справочника ограничено кругом должностей категории; администратор проходит всегда.
Записи открываются только на чтение. Пока подписка практики не активна, кнопки добавления и изменения в справочниках не показываются: списки видны и подставляются в карточки, но править их нельзя, пока подписка снова не станет активной. Первичное заполнение — исключение: справочники доступны для правки, пока идёт первый запуск организации. Он заканчивается, когда вы завершаете или пропускаете мастер, но не позже чем через три дня после создания практики: дальше подписка становится активной сама, и правила обычные.
Нужного суда нет в общем наборе. Открытые источники отстают от жизни: суд могли переименовать или объединить. Заведите свою запись по шагам выше — она будет видна только вашей практике и подставится в дела наравне с общими.
Не удаётся найти суд по улице. Поле «Адрес» ищет по целым словам, поэтому введите слово целиком: «Ленина», а не «Лени». По части слова ищет только поле «Название».
Что дальше
Стадии, по которым идут записи, — статусы записей. Порядок настройки практики с нуля — первая неделя в системе. Откуда в новых списках записи «Знакомство» — демо-данные «Знакомство».