Первая неделя в системе
Внедрить систему за один вечер не выйдет — и не нужно. Порядок важнее скорости: если начать с приглашения коллег, они придут в практику, где нечего выбирать в справочниках и всем всё разрешено. Ниже — план на неделю, проверенный тем же порядком, в котором система задаёт вопросы при первом запуске.
Что понадобится
Созданная организация с реквизитами и понимание, кто в практике за что отвечает. Первой организации начисляется пробный бонус в размере стоимости 30 дней работы одного сотрудника. Если сотрудников больше, бонус расходуется быстрее; план ниже рассчитан на первую неделю работы.
День первый: справочники
Регионы, города и судебные участки уже на месте: набор по всей России загружен из открытых источников и общий для всех практик. Заводить их не нужно — только дополнить своими записями, если какого-то суда не хватает.
При первом запуске организации система проводит по пяти шагам: «Категории дел», «Категории сделок», «Клиенты», «Сотрудники» и «Завершение». Пройдите первые два — без категорий не разложить работу по видам, а фильтры и аналитика считают именно по ним.
Шаги мастера можно пропускать — тогда те же пункты ждут на дашборде, в блоке «Начало работы»: он показывает, что уже заполнено, и ведёт в нужный раздел. Блок исчезает, когда пройден последний шаг.
Демо-записи «Знакомство» шаги не закрывают: первую категорию, клиента и дело система ждёт от вас.
Демо-данные при этом полезны: откройте дело «Знакомство: Дело о взыскании задолженности» и сделку рядом с ним, чтобы увидеть, как устроены карточки, до того как заводить свои. Подробнее — демо-данные «Знакомство».
День второй: статусы
Откройте «Настройки» → «Статусы» и приведите стадии дел, сделок и задач к тому, как работает ваша практика. Это те самые колонки, которые вы будете видеть на досках каждый день.
Хороший набор стадий отвечает на вопрос «что нужно сделать, чтобы перейти дальше». Две колонки «В работе» и «Готово» не показывают ничего.
День третий: роли и коллеги
Сначала права, потом люди. Решите, кто видит чужие дела, кто трогает деньги, кто правит справочники, и соберите роли под это. Затем пригласите сотрудников, выдав каждому роль.
Дни четвёртый и пятый: реальная работа
Перенесите действующие дела и сделки. Не архив — только то, что в работе: клиент, суд, ближайшее заседание, ответственный, документы. Перед этим уберите демо-данные кнопкой «Убрать демо-данные» в карточке организации, чтобы записи «Знакомство» не путались с настоящими.
Одно дело заведите целиком, со всеми вкладками: так быстрее всего выясняется, какой категории не хватает и какой статус лишний. Остальные пойдут быстрее.
Дальше: привычки
Настройка заканчивается, начинается использование. Три привычки, без которых система остаётся картотекой:
- Задача на каждое обещание. Позвонить, подготовить, подать — всё, что имеет срок, живёт задачей, а не в голове.
- Таймер на каждую работу. Часы, восстановленные по памяти, всегда меньше фактических.
- Документы в карточке, а не в почте. Материалы дела нужны команде, а не одному почтовому ящику.
Практикам с финансовым модулем к этому добавляется ещё один шаг — задать ставки, иначе учтённое время не превратится в суммы.
Что получится
К концу недели практика работает в системе целиком: дела на досках, сроки в календаре, документы в карточках, у каждого сотрудника — свой набор прав. Дальше остаётся только не выпадать из привычек: система честно показывает ровно то, что в неё занесли.
Что дальше
Как устроен интерфейс — навигация: меню, вкладки, состояние. С какого экрана начинается день — дашборд. Во что обходится работа — подписка, тариф и пробный период.