Аналитика трудозатрат команды
Часы — сырьё юридической практики: из них получается гонорар, ими же измеряется загрузка. Раздел «Аналитика» → «Трудозатраты» показывает, сколько времени команда отработала, какая его часть оплачиваема и во что это время обошлось фирме.
Что понадобится
Тариф с учётом рабочего времени: без него вместо раздела открывается предложение сменить тариф. Денежная часть сводки — «Маржа» и «Финансы» — требует ещё и финансового модуля вместе с правом на просмотр финансовой аналитики.
Записи учёта времени: они появляются из таймеров по задачам или заводятся вручную. Чтобы часы превращались в деньги, нужны ставки — без них таблица честно покажет часы, но суммы останутся пустыми.
Сотрудник без права на аналитику трудозатрат видит раздел со своими часами. Часы всей команды открываются отдельным правом роли.
Сводка
Первая вкладка — короткая сводка за период.
«Оплачиваемость» — какая доля учтённого времени может быть выставлена клиентам. По умолчанию запись считается оплачиваемой, если в ней указан клиент, но при фиксации времени признак снимается вручную — так помечают работу, которую практика доверителю не предъявляет.
«Часы» — всего, оплачиваемые, неоплачиваемые и число записей.
«Разрезы и средние» — сколько сотрудников, дел, сделок и клиентов участвовало в периоде, и средняя нагрузка: часы на сотрудника, на дело, на сделку.
«Финансы» и «Маржа» — деньги за время: выручка (наработка по ставкам), себестоимость (часы по внутренним ставкам сотрудников) и прибыль между ними. Отдельно видно, сколько наработки уже оплачено, сколько выставлено и ждёт оплаты, а сколько ещё не попало ни в один счёт.
Остальные вкладки
- «Учёт времени» — таблица всех записей: кто, когда, по какой работе, сколько часов и на какой стадии оплаты. Стадии идут по цепочке: «Без ставок» → «К выставлению» → «В счёте» → «Оплачено».
- «Структура» — те же часы в разрезе «Сотрудник», «Дело», «Сделка», «Клиент» или «Вид работы».
- «Динамика» — как менялись часы по дням, неделям или месяцам периода.
- «Пробелы учёта» — две находки: «Задачи без записей времени» и «Записи без клиента и связи».
Пробелы стоит смотреть чаще остальных вкладок. Завершённая задача без единой записи времени — работа, которую практика выполнила бесплатно, а запись без клиента не попадёт ни в один счёт.
Что можно сделать с результатом
Сводку выгружают кнопкой «Экспорт в Excel» — например, чтобы приложить к разговору с партнёром о нагрузке. Фильтры сверху задают период, вид работы, оплачиваемость, конкретных сотрудников, клиентов, дела и сделки: разбор «почему это дело убыточно» начинается с фильтра по нему.
Те же цифры по одному клиенту, делу или сделке доступны без раздела аналитики — на вкладке «Трудозатраты» их карточки.
Трудозатраты в карточке клиента, дела и сделки
Вкладка отвечает на вопрос руководителя: сколько часов ушло на доверителя или дело, сколько из них оплачено и не вышла ли работа за рамки договора.
Фильтры стоят строкой над сводкой: «Период с», «Период по», «Вид работы» и «Оплачиваемость». Поиск по комментарию открывается кнопкой «Фильтры», там же выбирают сотрудников, если роль видит часы команды. «Сбросить» возвращает текущий месяц. Фильтр действует на всю вкладку сразу: на показатели, полосы и таблицу записей.
Показатели идут одним блоком в два ряда. В первом — «Всего часов», «Оплачиваемые часы», «Записей учёта» и «Оплачиваемость». Во втором — деньги: «Выручка», «Себестоимость», «Прибыль» с маржой и «Неоплачиваемая работа». Изменение к прошлому месяцу видно, когда в фильтре выбран месяц целиком.
«Часы по сотрудникам» показывают, кто сколько работал: тёмная часть полосы — оплачиваемые часы, светлая — неоплачиваемые. Пятеро самых загруженных идут отдельными строками, остальные — строкой «Прочие». Сумма часов у полос равна «Всего часов» над ними. Без права на часы команды вы увидите только свою полосу.
«Оплата работы» делит выручку периода на три части: «Оплачено», «Выставлено, ждёт оплаты» и «Не выставлено в счёт». Рядом с каждой частью — сумма и доля. У дела и сделки ниже стоит «Сверка с договором»: модель оплаты, гонорар по договору, начислено по часам и отклонение. Сверка считается по договору в целом, фильтр периода на неё не влияет. У клиента договорной модели нет, поэтому и сверки нет.
«Записи учёта времени» — внизу вкладки, с теми же фильтрами. Здесь видно, из каких записей сложились цифры выше.
Деньги во вкладке видны, если у роли есть право на финансовую аналитику, а в тарифе — финансовый модуль. Без права ряда денег и «Оплаты работы» нет. Право есть, а модуля нет — вместо сумм появится предложение перейти на «Премиум».
На вкладке «Информация» карточки клиента есть короткий блок «Трудозатраты»: часы за всё время работы с клиентом, а при тех же правах — и деньги. Ссылка «все» в его шапке ведёт на эту вкладку.
Что дальше
Как часы превращаются в позиции счёта — от часов к гонорару. Откуда берутся суммы за час — ставки сотрудников.