Как связаны данные практики
Система держится на нескольких связях, и если понять их один раз, остальное перестаёт удивлять: почему документ находится за секунду, откуда в карточке дела сумма и что произойдёт, если привязать задачу не туда.
Клиент — точка входа
Всё начинается с клиента: человека или компании, которую ведёт практика. К нему привязываются дела, сделки, счета и документы. Поэтому карточка клиента — это не справочник контактов, а полная история отношений: что вы для него делали, сколько он заплатил и сколько должен.
У клиента могут быть представители — те, кто ведёт переписку и подписывает документы от его имени.
Дело и сделка — две ветки работы
Судебное дело — спор в суде. Внутри дела живут инстанции: первая, апелляция, кассация, надзор. У каждой свой суд, свои заседания и свой результат рассмотрения. Дело помнит всю цепочку, поэтому история спора не теряется между инстанциями.
Сделка — работа без суда: сопровождение, регистрация, консультационный проект. Внутри сделки — предметы: имущество, вокруг которого идёт работа, и гонорар, который может считаться процентом от суммы сделки.
Дело и сделка — соседи, а не ступени. Спор дошёл до суда — это дело; сопровождаете договор — сделка.
Задачи связывают работу с людьми и сроками
Задача — единица работы: подготовить иск, съездить на встречу, проконтролировать оплату. У неё есть исполнитель, срок и связи: клиент, дело или сделка.
Связь — не формальность. Привязанная задача видна в карточке дела, попадает в календарь вместе с заседаниями и приносит своё время в расчёт по этому делу. Заседание — частный случай задачи: оно создаётся автоматически, когда вы указываете дату в инстанции, и связь у него менять нельзя.
Время превращается в деньги
Дальше начинается денежная цепочка, и в ней четыре разных понятия, которые часто путают:
| Что | Что означает |
|---|---|
| Запись трудозатрат | сколько времени сотрудник потратил на дело или сделку |
| Наработка | это время, умноженное на ставку: сколько можно предъявить клиенту |
| Счёт | документ на оплату: наработка и возмещаемые расходы, собранные вместе |
| Финансовая операция | движение денег — доход или расход |
Порядок такой: время → наработка → счёт → оплата. При выставлении счёта система создаёт доходную операцию на его сумму, а отметка «Оплачен» ставится отдельно, когда деньги действительно поступили.
Документы лежат там, где работа
Файл прикрепляется к записи: клиенту, делу, сделке, задаче, счёту или финансовой операции. Проводник в разделе «Файлы» показывает те же папки — по типам записей, а не по случайной структуре каталогов. Документ, не относящийся ни к чему конкретному, попадает в папку «Без привязки».
Поэтому договор ищут не по названию файла, а по карточке дела — и находят за секунду.
Что это даёт на практике
- Открыв дело, вы видите его целиком: инстанции, заседания, задачи, документы и деньги.
- Открыв клиента, видите всю работу с ним: дела, сделки, счета, оплаты.
- Аналитика не требует отдельного ввода данных: она считается из тех же связей.
Обратная сторона — привязку стоит ставить сразу. Задача без связи не попадёт в карточку дела, а операция без клиента не отразится в его балансе.
Что дальше
Термины из этой статьи объяснены в глоссарии. Кто из сотрудников что увидит в этих карточках — в статье роли и права.