От часов к гонорару
Между «мы много работали» и «клиент оплатил» лежит цепочка из четырёх шагов, и на каждом теряются деньги. Статья о том, как эта цепочка устроена в системе и где именно она обычно рвётся.
Что понадобится
Тариф с финансовым модулем, ставки и записи учёта времени — из таймеров или заведённые вручную.
Четыре шага
- Запись учёта времени. Кто, когда, сколько и по какой работе. Она привязана к задаче, а через неё — к делу или сделке и к клиенту.
- Наработка. Длительность записи умножается на ставку для клиента, действовавшую на дату работы. Одновременно считается себестоимость — по внутренней ставке сотрудника.
- Позиция счёта. При сборе счёта невыставленные записи за период превращаются в строки документа.
- Оплата. Отметка об оплате переводит наработку в фактическую выручку практики.
Стадию каждой записи видно в таблице «Учёт времени» раздела «Трудозатраты»: «Без ставок» → «К выставлению» → «В счёте» → «Оплачено». Это самый быстрый способ понять, на каком шаге застряли деньги.
Что мешает часам стать деньгами
Нет клиента в записи. Оплачиваемой считается работа с указанным клиентом. Время без клиента система относит к внутренней — оно не попадёт ни в один счёт. Признак снимается и вручную: запись, помеченную неоплачиваемой, в счёт не возьмут даже с клиентом.
Нет ставки на дату работы. Стадия «Без ставок» означает нулевую сумму при живых часах.
Работа не учтена вовсе. Завершённая задача без единой записи времени показывается в разделе «Трудозатраты» на вкладке «Пробелы учёта».
Как проверить перед выставлением
Счёт собирается в разделе «Финансы» → «Счета клиентам», кнопка «Предпросмотр позиций» показывает, что попадёт в документ. Смотреть стоит на три вещи:
- состав позиций — те ли работы и тот ли период;
- формулировки — их правят нажатием на позицию: «Изучение материалов дела» доверителю понятнее, чем «Работа по делу»;
- итог — сумма, которую увидит клиент.
После выставления записи замораживаются: описания и суммы больше не меняются, потому что документ уже у доверителя.
Что получится
Счёт перестаёт быть предметом спора: вместо общей суммы в нём список работ с датами и длительностью. Практика при этом видит свою экономику — сколько наработано, сколько выставлено, сколько оплачено и сколько ещё лежит невыставленным.
Частые сложности
Сумма счёта меньше ожидаемой. Часть записей уже ушла в предыдущий счёт или не попала в период. Проверьте стадии записей в таблице учёта времени.
Клиент спорит с объёмом. Помогают формулировки: список работ с датами обсуждается предметно, «консультационные услуги» — нет.
Работа велась, а часов нет. Так бывает, когда время восстанавливают по памяти в конце месяца. Таймер по задаче решает это надёжнее любой дисциплины.
Что дальше
Как выставить и провести счёт — счета клиентам. Как настроить стоимость часа — ставки сотрудников и дел. Общая картина времени практики — аналитика трудозатрат.