Приглашение сотрудников и доступ

Практика редко работает в одиночку: ассистент ведёт календарь, паралегал готовит документы, партнёр смотрит деньги. Каждый работает под своим аккаунтом, а видит ровно то, что разрешает выданная ему роль.

Что понадобится

Организация, в которую вы зовёте людей, и право приглашать сотрудников — по умолчанию оно есть у администратора, руководителя, партнёра и HR-менеджера. Набор ролей не высечен в камне: вы можете создать свою роль с нужным набором прав и выдать право приглашать кому угодно. Решите заранее, какую роль выдадите: роль определяет доступ, и менять её потом — отдельное действие.

Прямое приглашение

Подходит, когда коллега уже зарегистрирован в Quorley CRM.

1. Откройте «Пользователи» и нажмите «+ Сотрудник» в блоке «Сотрудники».
2. На вкладке «Прямое приглашение» выберите способ поиска: «Номер телефона», «Email» или «Логин в системе».
3. Введите контакт и найдите человека. Система покажет карточку с частично скрытыми данными — по ней видно, что это тот, кого вы ищете.
4. Выберите роль и отправьте приглашение.

Доступ появится не сразу: пользователь получит уведомление и должен подтвердить вступление в течение 24 часов. Пока он не подтвердил, в практике он не появится.

Приглашение по ссылке

Подходит, когда у человека ещё нет аккаунта.

1. На той же странице перейдите на вкладку «По прямой ссылке».
2. Выберите роль и срок жизни ссылки — от 15 до 90 минут.
3. Сгенерируйте ссылку и скопируйте её.
4. Передайте ссылку коллеге любым удобным способом.

По этой ссылке человек регистрируется, если аккаунта у него ещё нет, а затем отправляет заявку на доступ — с той ролью, которую вы выбрали при создании ссылки. Сразу в практике он не появляется: заявку нужно одобрить в разделе «Пользователи» → «Заявки на доступ». Срок ссылки короткий намеренно: пока она жива, ею может воспользоваться каждый, кто её получил.

Заявки на доступ

Есть и обратный путь: человек сам просится в организацию. Такие обращения собираются в разделе «Пользователи» → «Заявки на доступ». Там же вкладка «Отправленные приглашения» — видно, кто ещё не ответил.

Заявку нужно рассмотреть и подтвердить, выдав роль. Пока заявка не одобрена, доступа к данным практики у человека нет.

Свои приглашения и отправленные вами заявки ищите в «Моих организациях» на вкладках «Приглашения» и «Мои заявки». У каждой вкладки есть текущие записи и история. При длинном списке сначала видны 25 записей: подпись под ними показывает общее число, а кнопка «Показать ещё» добавляет следующую страницу. Так же устроены «Отправленные приглашения» в разделе «Пользователи». Если догрузка не удалась, открытые записи сохранятся; нажмите «Повторить» под списком.

Что получится

После подтверждения — приглашённым или вами, если человек шёл по ссылке, — сотрудник появится на странице «Пользователи организации» с выданной ролью. Он увидит те разделы, которые эта роль открывает, и сможет вести свои дела, задачи и документы. Смена роли применяется мгновенно — перезаходить в систему не нужно.

Частые сложности

Человек не найден по контакту. Значит, он ещё не зарегистрирован или указывал другой телефон и почту. Используйте приглашение по ссылке.

Приглашение отправлено, но сотрудник не появился. Он его ещё не подтвердил. Проверьте вкладку «Отправленные приглашения»: если 24 часа прошли, отправьте заново.

Ссылка перестала работать. Она живёт от 15 до 90 минут, и время уходит на регистрацию: пока человек придумывает логин и пароль, срок может закончиться. Сгенерируйте новую — регистрироваться заново коллеге не придётся, он перейдёт по ней уже своим аккаунтом.

Человек прошёл по ссылке, но в списке сотрудников его нет. Он отправил заявку на доступ: откройте «Пользователи» → «Заявки на доступ» и одобрите её.

Сотрудник не видит нужный раздел. Дело в роли: у неё не включено соответствующее право. Права настраиваются в «Настройки» → «Права доступа», и две роли с одинаковой должностью могут видеть разное.

Что дальше

Разберитесь с оплатой и ограничениями пробного периода — подписка, тариф и пробный период. Учтите: пробный бонус рассчитан на 30 дней работы одного сотрудника, поэтому каждый принявший приглашение сотрудник ускоряет его расход. Термины из этой статьи объяснены в глоссарии.