Глоссарий: термины системы
Здесь собраны понятия, которыми оперирует система. Если в другой статье встретилось незнакомое слово — оно объяснено на этой странице. Термины сгруппированы по смыслу — от организации к деньгам, — и на каждый из них можно дать прямую ссылку.
Организация и доступ
Организация
Ваша практика внутри системы. Дела, сделки, деньги, файлы и сотрудники принадлежат конкретной организации. Один аккаунт может состоять сразу в нескольких: например, вы ведёте собственную практику и помогаете коллегам в бюро. Пока организация не выбрана, разделы с данными недоступны.
Реквизиты организации
Банковские и юридические данные, которые попадают в счета и отчётные документы. Для организации-физлица они не требуются, для ИП и компании — обязательны.
Владелец
Сотрудник, создавший организацию. Владелец один, права у него максимальные; при необходимости владение передаётся другому сотруднику.
Роль
Именованный набор прав, который выдают сотруднику: что он видит и что может менять. В организации есть готовые роли, и на их основе можно создать свои — например, «Юрист без доступа к финансам». Роль меняется в карточке сотрудника, новые права применяются сразу, без перезахода.
Должность
Кем сотрудник числится в практике: юрист, адвокат, паралегал, ассистент, бухгалтер и другие значения списка. Должность закреплена за ролью и подписывает человека в командах дел и сделок. Доступ определяет роль, а не должность — исключение составляют отдельные настройки вроде круга должностей, которым разрешено править категорию сделки.
Права доступа
Что именно роль разрешает: видеть чужие дела, работать с финансами, править справочники, менять настройки. Права поштучные и по разделам разные, поэтому две роли с одинаковой должностью могут видеть разное. Настраиваются в «Настройки» → «Права доступа».
Приглашение
Администратор сам зовёт человека в организацию: находит его по телефону, почте или логину либо выдаёт ссылку для регистрации. Доступ появляется после того, как приглашённый подтвердит вступление.
Заявка на доступ
Обратный путь: человек просится в организацию, а администратор подтверждает заявку и выдаёт роль. Результат тот же, что у приглашения, — сотрудник появляется в практике.
Подписка
Состояние оплаты организации. Пока она активна, работа идёт как обычно; когда деньги заканчиваются, ограничения наступают в два шага — сначала режим чтения, затем блокировка.
Режим чтения
Данные видно, но изменить их нельзя: карточки не сохраняются, файлы не загружаются, счета не выставляются. Разделы, где без изменений делать нечего, показывают предложение продлить подписку.
Блокировка
Рабочий контур организации закрывается целиком. Через год после блокировки данные удаляются — до этого момента практику возвращает обычное пополнение баланса.
Пробный период
Первой организации начисляется бонус в размере стоимости 30 дней работы одного сотрудника, без платёжной карты. С несколькими сотрудниками бонус расходуется быстрее. Организация стартует на тарифе «Премиум», поэтому доступны все возможности системы. До первого пополнения счёта файловое хранилище ограничено 10 Гб на сотрудника, а смена тарифа недоступна, кроме режима чтения и блокировки. Эти состояния не снимают ограничение хранилища: для этого нужно пополнить счёт. Подробнее — в статье подписка, тариф и пробный период.
Резервирование средств
Часть баланса, заявленная к возврату. Деньги остаются на счёте, но перестают расходоваться на подписку — до решения по заявлению на возврат. Если свободных денег не хватит на ближайшее ежедневное списание, организация перейдёт в режим чтения.
Финансовый модуль
Набор возможностей старших тарифов: финансовые операции, счета, ставки сотрудников и финансовая аналитика. На тарифах без него пункт меню виден с пометкой «Премиум», но вместо раздела открывается предложение сменить тариф.
Клиенты
Клиент
Тот, кого обслуживает практика. При создании выбирается тип: физическое лицо, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или самозанятый — от него зависит набор реквизитов в карточке. К клиенту привязываются дела, сделки, счета и документы.
Представитель
Тот, кто ведёт переписку и подписывает документы от имени клиента. У одного клиента их может быть несколько; в карточке хранятся имя и контакты.
Клиент-плательщик
Клиент, на которого выставляются счета по делу или сделке. Остальные участники запись видят, но платит один.
Судебные дела
Судебное дело
Спор, который вы ведёте: карточка со сторонами, судом, сроками, документами и деньгами по этому спору.
Инстанция
Прохождение дела через одну судебную ступень: первая инстанция, апелляция, кассация, надзор. У одного дела их может быть несколько подряд, у каждой — свой суд, свои даты и свой результат.
Текущая инстанция
Та, в которой дело находится сейчас, — отмечается вручную. Ближайшее заседание карточка выбирает из всех будущих дат цепочки, а не только этой ступени.
Заседание
Дата рассмотрения дела в суде. Когда вы указываете её в инстанции, система создаёт задачу-заседание с исполнителем: она сразу видна в календаре и в списке задач, а не только в карточке дела.
Судебный акт
Документ, которым завершилась инстанция: решение, определение, постановление или приговор.
Результат рассмотрения
Чем закончилась инстанция: удовлетворено полностью или частично, отказано, производство прекращено, оставлено без рассмотрения и другие варианты. По результатам видно движение дела, не открывая документы.
Ответственный
Сотрудник, который ведёт дело или сделку и отвечает за результат.
Команда дела
Все сотрудники, подключённые к делу. «Доска моих дел» показывает дела, где вы состоите в команде, — поэтому переданное вам дело появляется на доске сразу.
Статус
Стадия дела, сделки или задачи. Список стадий вы задаёте под свою практику в разделе «Настройки» → «Статусы», и именно эти стадии становятся колонками на досках.
Доска
Вид списка, где записи разложены по колонкам-статусам и перетаскиваются между ними. Есть доски дел, сделок и задач.
Сделки
Сделка
Работа без суда: сопровождение купли-продажи, банкротство, консультационный проект, подготовка документов. Если спор дошёл до суда — это уже дело, а не сделка.
Предмет сделки
Имущество, вокруг которого идёт работа. Тип выбирается из двух: «Недвижимость» или «Транспорт и техника»; у недвижимости отдельно указывается кадастровый номер. У одной сделки предметов может быть несколько.
Обременение
Ограничение на имущество: залог, арест, аренда, сервитут. Оно переходит вместе с предметом и влияет на условия сделки.
Гонорар
Ваше вознаграждение по сделке. Задаётся фиксированной суммой или процентом от суммы сделки; процентный гонорар система считает сама, и вручную он не правится.
Сумма сделки
То, из чего считается процентный гонорар: цена договора, стоимость имущества, размер требования.
Вилка стоимости
Границы «от» и «до» для фиксированного гонорара, заданные в категории сделки. Система сверяет их при создании сделки, изменении гонорара и смене категории — сумму за пределами вилки сохранить не получится. На почасовой гонорар и процент от суммы вилка не действует.
Задачи и время
Задача
Единица работы с исполнителем и сроком: подготовить иск, съездить на встречу, проконтролировать оплату.
Тип задачи
Что именно предстоит сделать: «Судебное заседание», «Встреча с клиентом», «Подготовка процессуальных документов», «Срок/дедлайн по судебному/императивному действию» и другие значения списка. Тип влияет на то, как задача выглядит в календаре.
Исполнитель задачи
Сотрудник, отвечающий за задачу. У задачи-заседания это тот, кто идёт в суд.
Связи задачи
Привязка к клиенту, делу или сделке. Благодаря им задача видна в карточке дела, а не только в общем списке. У задачи-заседания связь менять нельзя: она принадлежит своей инстанции.
Таймер
Секундомер по задаче. Запустили перед работой, остановили после — время попадёт в трудозатраты, и не придётся вечером вспоминать, сколько часов ушло.
Календарь
Общий вид задач и заседаний: месяц практики на одном экране. Что именно в нём видно, зависит от прав вашей роли.
Деньги
Трудозатраты
Учёт рабочего времени по делам и сделкам: кто, когда и сколько работал.
Запись трудозатрат
Одна порция учтённого времени: сотрудник, дата, работа и количество часов. Из записей складывается вся картина загрузки практики.
Ставка для клиента
Стоимость часа работы для доверителя. Из неё считается наработка — то, что можно предъявить к оплате.
Внутренняя ставка
Себестоимость часа сотрудника для фирмы. Разница между ней и ставкой для клиента — прибыль по времени.
Наработка
Сумма, начисленная по ставкам за отработанное время. Это ещё не деньги: чтобы их получить, наработку выставляют в счёт.
Оплачиваемая запись
Время с указанным клиентом, которое можно предъявить к оплате. Внутренние совещания и обучение в выручку не идут.
Счёт
Документ на оплату для клиента. Проходит путь «Черновик» → «Выставлен» → «Оплачен»; ошибочный счёт аннулируется.
Состав счёта
Из чего собран счёт: «Трудозатраты», «Возмещение» расходов или «Смешанный» — когда в нём и то, и другое.
Финансовая операция
Факт движения денег: «Доход» или «Расход». Разница со счётом принципиальная: счёт — обещание оплаты, операция — сами деньги. Доходную операцию под счёт система создаёт при его выставлении, а завершает её, когда вы отмечаете счёт оплаченным.
Возмещение расходов
Включение в счёт затрат по делу: пошлин, экспертизы, поездок. Клиент компенсирует их сверх гонорара.
Чек
Подтверждающий документ к счёту или операции: квитанция, платёжное поручение, кассовый чек. Прикладывается файлом.
Способ расчёта
Как прошли деньги: наличный или безналичный расчёт. Влияет на разбивки в аналитике доходов и расходов.
План выручки
Стоимость дел и сделок, заведённых за период. Факт — деньги, которые действительно поступили. Их отношение показывает, насколько практика дотягивает до собственных ожиданий.
Файлы
Проводник
Вид раздела «Файлы», где документы разложены по папкам записей: «Клиенты», «Судебные дела», «Сделки», «Счета», «Задачи», «Фин. операции». Внутри каждой папки — записи, к которым файлы прикреплены.
Без привязки
Папка для документов, не относящихся ни к одной записи: шаблоны, внутренние регламенты, реквизиты.
Приватный файл
Виден только тому, кто его загрузил. Остальные сотрудники не откроют его и не увидят в списках, но место в хранилище он занимает общее. Приватность выбирается при загрузке файлов без привязки к записи; у документа дела или клиента видимость определяет доступ к самой записи.
Квота хранилища
Объём, доступный организации на тарифе. Когда он исчерпан, загрузка новых файлов останавливается, пока вы не освободите место.
Аналитика и настройки
Дашборд
Сводка рабочего дня: задачи и заседания на ближайшее время, состояние дел и сделок, деньги и загрузка команды на одном экране.
Справочники
Общие списки, из которых заполняются карточки: «Регионы и области», «Города и н.п», «Судебные участки», «Категории судебных дел», «Категории сделок». Регионы, города и суды по всей России загружены заранее и общие для всех практик; категории и недостающие записи организация заводит сама.
Системная запись
Запись общего набора справочника — регион, город или суд из данных по всей России. Помечена отметкой «Системная», изменить или удалить её нельзя: она одна на все практики. Своя запись рядом заводится как обычно.
Демо-данные «Знакомство»
Пример, который система заводит вместе с новой организацией: клиент, дело, сделка, задача и несколько категорий с префиксом «Знакомство». На нём видно, как устроены карточки; убирается кнопкой «Убрать демо-данные» в карточке организации.
Статусная модель
Настройка стадий, по которым движутся дела, сделки и задачи. Живёт в «Настройки» → «Статусы» и определяет колонки досок.
Файловое хранилище
Раздел аналитики, где видно, сколько места занимают файлы организации и кто их загрузил.
История
Вкладка карточки, где видно, кто и когда менял запись. Полезна, когда нужно понять, откуда в деле взялась чужая правка.
Заметки
Вкладка для внутренних записей команды по делу, сделке или клиенту: договорённости, напоминания, контекст, которому не место в документах.
Обращение в поддержку
Вопрос сотрудника о работе системы и вся переписка по нему. Живёт в разделе «Поддержка»; доступен любому сотруднику независимо от прав и состояния подписки. Подробнее — в статье обращения в поддержку.
Тарифный план
Набор возможностей и лимитов, за который платит организация: сколько сотрудников, какие модули включены, какой объём хранилища.
Если термина здесь нет
Значит, он либо не наш — норма права, судебная процедура, — либо мы его пропустили. В первом случае смотрите первоисточник: справка объясняет работу в системе, а не право.
Общая картина того, как понятия связаны между собой, — в статье основы работы в системе.