Создание организации и реквизиты
Организация — это ваша практика внутри системы: дела, сделки, деньги, файлы и сотрудники принадлежат ей, а не аккаунту. Пока организация не создана и не выбрана, рабочие разделы недоступны — поэтому это первый шаг после регистрации.
Что понадобится
Для практики от имени физического лица — ничего, кроме названия, короткого описания деятельности и почты для чеков. Для ИП или организации приготовьте реквизиты: ИНН, ОГРН или ОГРНИП, адрес и банковские данные. Они попадут в счета клиентам и в отчётные документы, поэтому берите их из учредительных документов, а не по памяти.
Как создать организацию
- Откройте «Мои организации» и нажмите «+ Организация».
- Заполните «Наименование организации» и «Описание деятельности».
- Выберите «Тип организации»: «Организация (ООО/АО/ПАО/ЗАО и др.)», «Индивидуальный предприниматель» или «Физическое лицо». От него зависит набор обязательных реквизитов.
- Укажите «Email для чеков об оплате» — на него приходят документы по подписке.
- Заполните реквизиты, если тип не «Физическое лицо»: ИНН, наименование для документов, ОГРН (у ИП — ОГРНИП), КПП для организации, адрес, наименование банка, расчётный счёт, БИК и корреспондентский счёт.
- Нажмите «Продолжить».
Настройка рабочего пространства
Сразу после создания система предлагает настроить рабочее пространство. В мастере настройки пять шагов: «Категории дел», «Категории сделок», «Клиенты», «Сотрудники» и «Завершение». Регионов, городов и судебных участков среди них нет: эти справочники уже заполнены по всей России, заводить их не нужно.
Шаги идут подряд, но любой из них можно пропустить кнопкой «Далее» и вернуться к нему позже из соответствующего раздела; на последнем шаге кнопка называется «Завершить настройку».
Смысл в другом: категории — это списки, из которых потом заполняются карточки дел и сделок. Заведёте их сразу — не будете прерываться, когда появится первое дело.
Что получится
Организация появится в списке «Мои организации», а вы станете её владельцем: права максимальные, и только вы можете править реквизиты и передавать владение. После выбора организации откроются разделы дел, сделок и задач, а на тарифе с финансовым модулем — и финансы.
Если организаций много, сначала видны 25 карточек. Под ними показано, сколько организаций открыто из общего числа. Нажмите «Показать ещё», чтобы добавить следующие 25 карточек. Если запрос не удался, уже открытые карточки останутся на месте: нажмите «Повторить» под списком.
Вместе с организацией система заведёт демо-данные «Знакомство»: клиента, дело, сделку, задачу и несколько категорий с таким префиксом. Это пример, на котором видно, как устроены карточки; когда освоитесь, уберите его кнопкой «Убрать демо-данные» в карточке организации.
Частые сложности
Не сохраняется форма. Проверьте длину числовых реквизитов: ИНН — 10 цифр у организации и 12 у ИП, ОГРН — 13, ОГРНИП — 15, БИК — 9, расчётный и корреспондентский счета — по 20. Нужную длину система подсказывает прямо в пустом поле, а под ним показывает, что именно не сходится.
Реквизиты не заполнены, а счёт нужен. Откройте карточку организации и дополните реквизиты — это доступно владельцу. Без них счёт клиенту не выставить.
Организаций несколько. Это нормально: один аккаунт может состоять в нескольких практиках. Текущая переключается в шапке приложения; данные разных организаций между собой не смешиваются. Если переключить организацию на её карточке, откроется карточка выбранной организации.
Что дальше
Позовите коллег — приглашение сотрудников и заявки на доступ. Если непонятны слова «инстанция», «наработка» или «предмет сделки», загляните в глоссарий.