Возмещение расходов в счёте

Практика тратит на дело собственные деньги: пошлина, экспертиза, нотариус, поездка в другой город. Эти суммы возвращаются от доверителя отдельно от гонорара — и чтобы они не терялись, расход сразу помечают как возмещаемый.

Что понадобится

Расходная финансовая операция с указанным клиентом и договорённость с доверителем: возмещает он ровно потраченное или с наценкой.

Как пометить расход возмещаемым

1. Заведите расходную операцию: сумма, дата, связь с делом или сделкой и обязательно клиент.
2. Откройте её карточку — блок «Стоимость для клиента».
3. Выберите «Формат возмещения»:
   • «Как потрачено (1:1)» — клиент возмещает ровно потраченное;
   • «Фиксированная сумма» — вы называете сумму сами;
   • «Потрачено + %» — к расходу добавляется оговорённая наценка.
4. Сохраните. Над блоками карточки появятся показатели «К возмещению клиентом» и «Наценка» — итоговая сумма и то, насколько она выше потраченного. Пока клиент возмещает ровно потраченное, показателей нет: итог и так равен сумме операции.

Как включить расходы в счёт

При создании счёта расходы клиента показываются в блоке «Расходы к возмещению» — отметьте те, что войдут в счёт: в отличие от записей времени, период на расходы не влияет. В предпросмотре они видны отдельной группой, рядом с работами. Если счёт нужен только на расходы, включите режим «Только возмещение расходов»: тогда записи времени в него не войдут.

Такой счёт удобен, когда пошлина оплачена сегодня, а работа по делу закроется через месяц: доверитель компенсирует затраты сразу, не дожидаясь итогового расчёта.

Что получится

Расходы практики перестают быть «съеденными»: видно, сколько потрачено по делу, сколько предъявлено к возмещению и сколько уже вернулось. Доходность дела при этом считается честно — компенсация не смешивается с гонораром.

Частые сложности

Расход не появился в предпросмотре счёта. Проверьте, указан ли в расходе клиент и отмечен ли он в блоке «Расходы к возмещению». Расход с отменённым статусом или уже включённый в другой счёт система не предложит.

Клиент оспаривает сумму. Приложите к расходу чек — квитанцию, платёжное поручение или кассовый чек. Он останется в карточке операции вместе с суммой.

Расход возмещён дважды. Так не выйдет: попавший в счёт расход больше не предлагается для следующего.

Что дальше

Как собрать и выставить счёт — счета клиентам. Как фиксируются сами деньги — финансовые операции.