Статистика файлового хранилища
Место в хранилище кончается тихо: никто не следит за объёмом, пока загрузка не остановится посреди подготовки к заседанию. Экран «Файловое хранилище» показывает расход заранее — и, что важнее, показывает, чем именно он вызван.
Что понадобится
Право роли на просмотр статистики хранилища. Экран открывается пунктом «Аналитика» → «Файловое хранилище» в меню и называется «Статистика хранилища». Без права пункта в меню нет.
Четыре цифры сверху
- «Занято» — сколько места израсходовано и какую долю квоты это составляет.
- «Всего файлов» — число документов; в подписи отдельно показаны приватные, которые тоже расходуют общий объём.
- «Прирост за 30 дней» — чистый прирост: загружено минус удалено за месяц. Число может быть и отрицательным — значит, место освобождалось.
- «Квоты хватит на» — оценка запаса при нынешнем темпе загрузок.
Последняя плитка — самая полезная: она превращает абстрактные гигабайты в понятный срок и позволяет запланировать смену тарифа, а не ловить блокировку загрузок.
Разрезы
«Распределение по разделам» — сколько занимают документы клиентов, дел, сделок, счетов, задач и операций, а сколько лежит без привязки к записям.
«Самые объёмные записи» — топ внутри одного раздела: сверху стоят кнопки разделов, и список считается по выбранному. Разделы те же, что в проводнике, и так же закрыты правами роли. С тарифом разница: в проводнике папки «Счета» и «Фин. операции» остаются на месте с пометкой «Премиум», а здесь их кнопок нет вовсе — считать всё равно нечего. Видно пять записей, остальные открывает кнопка «Показать ещё» с их числом; щелчок по строке ведёт в её папку в проводнике. Размер записи считается по всем её файлам, включая приватные файлы коллег, — подсказка у заголовка блока напоминает об этом.
«Типы файлов» — документы, изображения, архивы и прочее. Именно здесь видно, что половину хранилища занимают фотографии, а не договоры.
«Динамика загрузок за год» — помесячный график: спокойный фон и всплески в месяцы крупных дел.
Квота и сотрудники
Нижний блок объясняет, откуда взялся общий объём: место по тарифу за одного сотрудника, умноженное на их число. Здесь же видно, сколько осталось и сколько занимают приватные файлы, а у сотрудника с правом менять тариф — ссылка на смену плана.
Подробнее о том, как считается квота и что делать при её исчерпании, — в статье место в хранилище и квота.
Как этим пользоваться
Раз в квартал взгляда на четыре верхние плитки достаточно. Чаще смотреть стоит, когда практика берёт дело с большим объёмом материалов: тогда «Прирост за 30 дней» и прогноз запаса покажут, хватит ли места до конца спора.
Разбор «куда ушло место» идёт сверху вниз: раздел → запись → тип файлов. Обычно на третьем шаге находится папка со сканами в максимальном разрешении.
Частые сложности
Прогноз показывает слишком мало. Он считается по последним 30 дням: один месяц с крупной загрузкой делает оценку пессимистичной. Через месяц спокойной работы она выправится.
В разделах не видно части файлов. Когда разделов набирается много, диаграмма оставляет шесть самых крупных, а остальные сворачивает в «Прочее» со счётчиком — туда уходят предметы сделок, заметки, представители и файлы сотрудников. «Без привязки» — такой же раздел диаграммы: если общих файлов мало, он тоже окажется в «Прочем».
Что дальше
Из чего складывается квота и что делать, когда место кончается, — место в хранилище и квота. Как устроен сам раздел файлов — проводник и папки.