Сформировать документ клиента
Как сформировать документ клиента в Quorley CRM: выбрать готовый шаблон, проверить реквизиты и представителя, скачать Word и найти файл в карточке.
Выберите готовый шаблон, проверьте сведения клиента и сформируйте Word. Файл появится в документах этого клиента.
Что понадобится
Откройте нужного клиента и проверьте, что работаете в нужной организации. Для формирования нужны права «Формировать документы по шаблонам» и на загрузку документов, а также доступ по тарифу. В режиме «только чтение» новый документ сформировать нельзя.
Нужен активный шаблон с назначением «Клиент», подходящий для типа клиента. Прежние клиентские шаблоны также доступны в списке. Эта инструкция начинается с готового шаблона.
Как войти: два пути
- В карточке клиента нажмите «Сформировать документ» среди основных действий.
- Либо откройте вкладку «Документы» и нажмите «Сформировать по шаблону».
Оба пути открывают одну боковую панель с шаблонами клиента.
Выберите шаблон
- В блоке «Доступные шаблоны» найдите нужное название. Используйте поиск по названию, если список большой.
- Нажмите строку с названием шаблона и стрелкой справа. Форма документа откроется сразу.
- Если нужного шаблона не видно, проверьте следующие части списка. Если поиск ничего не нашёл, очистите его.
Кнопка «Шаблон» с иконкой плюса доступна сотрудникам, которые управляют шаблонами. Для выбора готового шаблона она не требуется.
Проверьте данные
В форме нового шаблона откройте «Участники» и нажмите имя клиента. В отдельной панели проверьте реквизиты, внесите правки и нажмите «Сохранить для документа». «Отмена» возвращает без этих правок. У прежних клиентских шаблонов доступные поля находятся в основной форме.
- Проверьте имя или название клиента и сведения, которые подставит шаблон. Поля зависят от выбранного шаблона.
- Если нужен представитель, откройте «Представитель клиента» и найдите человека в одноимённом поле. Список содержит представителей, связанных с этим клиентом. Представитель сам не выбирается. Проверьте ФИО, контакты, должность и основание полномочий.
- При смене или снятии представителя ручные правки его данных и полномочий очищаются. Правки сведений клиента и общих полей сохраняются. Без представителя можно продолжить, если его поля не обязательны по шаблону.
- Заполните обязательные поля и общие поля документа на основном экране. В новом шаблоне свои поля, например номер документа, откройте через «Дополнительные данные». У прежних шаблонов заполните доступные поля в основной форме.
- Проверьте ФИО и склонение имён в подготовленных значениях.
В разделе «Дополнительные данные» заполните свои поля и нажмите «Сохранить для документа». «Отмена» и кнопка «Назад» в шапке возвращают к документу без неподтверждённых правок этого раздела.
Документ формируется для одного клиента, из чьей карточки вы начали работу. Этот клиент фиксирован. В форме можно проверить и дополнить доступные реквизиты для документа; выбора других клиентов, предметов и порядка участников здесь нет.
Поправки в форме используются только в этом документе. Карточка клиента, профиль представителя и настройки шаблона сохраняют прежние сведения. Если поле нельзя исправить в форме, внесите исправление в исходную карточку при наличии права или обратитесь к сотруднику с этим правом, затем подготовьте значения заново.
Возврат из вложенного экрана к текущей форме сохраняет подтверждённые изменения. В форме нового шаблона, если вы меняли состав или значения, при возврате к списку «Доступные шаблоны» появится предупреждение: эти правки будут сброшены. Если состав и значения не менялись, список откроется без предупреждения. После повторного выбора шаблона проверьте их заново. Не рассчитывайте на восстановление ручных значений после закрытия панели или нового запуска из журнала.
Запустите формирование
- Ещё раз проверьте обязательные поля и выбранного представителя.
- Нажмите «Сформировать».
- После отправки дождитесь результата или закройте панель. Формирование продолжится.
Если система показала ошибку у поля, исправьте указанное значение и повторите запуск. Формат файла при ошибке сам не меняется.
Найдите результат
На экране «Документ готов» нажмите «Скачать документ». Файл также доступен на вкладке «Документы» этого клиента. Копия у представителя не создаётся.
«Журнал генераций» на вкладке «Документы» показывает историю по частям. Из него можно скачать готовый файл или выбрать «Сформировать ещё раз». При новом формировании проверьте текущие сведения: ручные правки из прошлого запуска не восстанавливаются.
Результат появится в документах карточки. Для результата другой организации сначала переключитесь на неё. Изменения, внесённые в скачанный Word, не записываются обратно в CRM.
Типовые ситуации
| Что произошло | Что сделать |
|---|---|
| Нет подходящего шаблона | Очистите поиск. Если список всё равно пуст, попросите сотрудника, который управляет шаблонами, проверить назначение, тип клиента и активность шаблона. |
| Нужного представителя нет | Проверьте его связь с этим клиентом и доступ к представителям. Выберите действующую связь или продолжите без представителя, если шаблон разрешает. |
| Не заполнено обязательное поле | Откройте указанное поле и введите значение. Если правка недоступна, исправьте исходные сведения или обратитесь к сотруднику, который управляет шаблоном. |
| При выборе данных появилась ошибка загрузки | Используйте доступный повтор загрузки. Проверьте значения перед запуском. |
| После нажатия кнопки ответ не пришёл | Нажмите «Проверить запрос». Проверка относится к той же отправке с исходными значениями и не запускает новый документ. Пока исход неизвестен, состав и значения менять нельзя. |
| Формирование долго не завершается | Если результат долго не подтверждается, нажмите «Проверить статус» или вернитесь позже. Проверка не создаёт второй документ. |
| Документ готов, но не скачался | Нажмите «Скачать ещё раз» или откройте готовый файл в документах этой записи. Повторяется только скачивание; новое формирование не нужно. |
| Показано «Не удалось сформировать документ» | Прочитайте причину и исправьте данные или шаблон. Если панель предлагает «Сформировать заново», сначала проверьте подготовленную форму и подтвердите новый запуск. Завершившееся задание не возобновляется. Формат файла автоматически не меняется. |
Что дальше
Подготовка шаблонов и общие ограничения описаны в статье документы по шаблонам. Работа с исходной карточкой и её файлами: открыть инструкцию.