Сформировать документ предмета сделки

Начните с карточки самого предмета: квартиры, автомобиля или другой записи имущества. Документ сохранится у этого предмета, даже если в нём использованы сведения сделки и её клиентов.

Что понадобится

Нужны доступ к предмету, права «Формировать документы по шаблонам» и на загрузку документов, а также доступ по тарифу. В режиме «только чтение» новый запуск недоступен.

Нужен активный шаблон с назначением «Предмет сделки». Шаблон с назначением «Сделка» выбирается из карточки сделки и сохраняет результат туда. Заранее проверьте, в какой карточке нужен итоговый файл.

Как войти: два пути

1. Откройте предмет из списка «Предметы сделок» или перейдите к нему из карточки сделки. Среди основных действий самого предмета нажмите «Сформировать документ».
2. Либо в карточке предмета откройте вкладку «Документы» и нажмите «Сформировать по шаблону».

Оба пути открывают боковую панель с шаблонами предмета сделки.

Выберите шаблон и предметы

1. В блоке «Доступные шаблоны» найдите название. При необходимости используйте поиск и следующие части списка.
2. Нажмите строку с названием шаблона и стрелкой справа. Форма документа откроется сразу.
3. Проверьте целевой предмет в форме. Он остаётся в составе: убрать предмет, из чьей карточки начато формирование, нельзя.
4. Если шаблон содержит повтор по предметам, откройте отдельный раздел «Предметы в документе». Нажмите «Предмет» с иконкой плюса, чтобы в отдельном списке выбрать другие доступные предметы той же сделки, когда они нужны в документе.
5. Нажмите «Добавить выбранные», чтобы вернуться в раздел «Предметы в документе». Здесь стрелками задайте порядок, а действием удаления уберите лишние дополнительные предметы; основной предмет убрать нельзя. Затем нажмите «Вернуться к документу».
6. Если в форме доступна строка «Участники», откройте этот отдельный раздел. Для добавления нажмите там «Участник» с иконкой плюса, отметьте нужных клиентов и нажмите «Добавить выбранных». Вернувшись в раздел «Участники», стрелками задайте порядок и уберите лишние записи. Затем нажмите «Вернуться к документу».

В списках используйте поиск и страницы. «Выбрать все», если доступно, охватывает связанный список под текущим поиском на всех страницах. Состав ограничен 100 клиентами и 200 предметами; лишние записи нужно снять вручную.

«Шаблон» с иконкой плюса относится к созданию шаблонов и доступно сотрудникам с соответствующим правом. Для формирования по готовому шаблону нажимайте его название.

Проверьте данные

В разделе «Предметы в документе» нажмите название предмета. В отдельной панели проверьте реквизиты и нажмите «Сохранить для документа». Так же проверьте другие предметы и имена в разделе «Участники», если они нужны. «Отмена» возвращает без правок этой панели.

1. Сверьте название и характеристики целевого предмета, которые показывает шаблон.
2. Проверьте данные других выбранных предметов и клиентов, если они участвуют в документе.
3. Заполните обязательные значения. Общие поля документа находятся на основном экране. Свои поля шаблона откройте через «Дополнительные данные».
4. Проверьте порядок повторяющихся блоков.

В разделе «Дополнительные данные» заполните свои поля и нажмите «Сохранить для документа». «Отмена» и кнопка «Назад» в шапке возвращают к документу без неподтверждённых правок этого раздела.

Если снять дополнительный предмет или клиента, ручные значения этой записи сбросятся. При повторном выборе заполните их заново. Возврат из вложенного экрана к текущей форме сохраняет подтверждённые изменения. Если вы меняли состав или значения, при возврате к списку «Доступные шаблоны» появится предупреждение: эти правки будут сброшены. Если состав и значения не менялись, список откроется без предупреждения. После повторного выбора шаблона проверьте их заново.

Ручные поправки используются только в этом документе. Карточки предметов, сделки и клиентов в CRM сохраняют прежние данные. Форма показывает сведения выбранного шаблона; если поле не предлагается, обратитесь к сотруднику, который управляет шаблонами.

Запустите формирование

1. Убедитесь, что целевой предмет указан верно, выбранный состав подходит и обязательные поля заполнены.
2. Нажмите «Сформировать».
3. Пока показано «Формируем документ», можно закрыть панель. Формирование продолжится.

Найдите результат

На экране «Документ готов» нажмите «Скачать документ». Файл лежит на вкладке «Документы» целевого предмета. Копии в сделке, у других предметов и клиентов не создаются.

Вкладка «Документы» сделки показывает её собственные файлы. Чтобы найти результат этого запуска, откройте сам предмет. В общем разделе «Файлы» документы предметов доступны в режиме «Таблица»; папки предметов в проводнике нет.

Откройте «Журнал генераций» предмета, чтобы скачать прошлый результат или нажать «Сформировать ещё раз». Просматривайте следующие записи доступной кнопкой списка. Новый запуск использует текущие сведения и требует проверки состава; ручные значения прошлого документа из журнала не восстанавливаются.

Результат появится в документах карточки. Изменения в скачанном Word не записываются в CRM.

Типовые ситуации

Что дальше

Подготовка шаблонов и общие ограничения описаны в статье документы по шаблонам. Работа с исходной карточкой и её файлами: открыть инструкцию.