Сформировать документ сделки
Как сформировать документ сделки в Quorley CRM: выбрать готовый шаблон, проверить клиентов, предметы и их порядок, скачать Word из документов сделки.
Выберите шаблон сделки, проверьте клиентов и предметы. Готовый документ сохранится в самой сделке.
Что понадобится
Нужны доступ к сделке, права «Формировать документы по шаблонам» и на загрузку документов, а также доступ по тарифу. В режиме «только чтение» новый документ сформировать нельзя.
Подготовьте активный шаблон с назначением «Сделка». Убедитесь, что нужные клиенты и предметы связаны со сделкой и доступны вам. Система не назначает участникам роли продавца и покупателя: содержание этих блоков определяет шаблон.
Как войти: два пути
- В карточке сделки нажмите «Сформировать документ» среди основных действий.
- Либо откройте вкладку «Документы» и нажмите «Сформировать по шаблону».
Оба входа открывают одну боковую панель.
Выберите шаблон и состав
- В блоке «Доступные шаблоны» найдите нужное название. Сузьте список поиском по названию, при необходимости откройте следующую часть списка.
- Нажмите строку с названием шаблона и стрелкой справа. Форма документа откроется сразу.
- Проверьте текущий состав. Доступные клиенты и предметы выбираются целиком, если их количество укладывается в предел. Если состав слишком большой, выберите нужные записи вручную.
- Откройте отдельный раздел «Участники». Нажмите там «Участник» с иконкой плюса, чтобы открыть список добавления с поиском и страницами. Отметьте нужных клиентов и нажмите «Добавить выбранных»: вы вернётесь в раздел «Участники».
- Если шаблон использует предметы, откройте отдельный раздел «Предметы». Кнопка «Предмет» с иконкой плюса открывает список добавления; после выбора нажмите «Добавить выбранные», чтобы вернуться к выбранным предметам.
- В разделах «Участники» и «Предметы» стрелками у строк измените порядок, а действием удаления уберите лишние записи. В таком порядке пойдут повторяющиеся блоки документа. Из каждого раздела вернитесь к основной форме кнопкой «Вернуться к документу»; подтверждённый состав сохранится.
Выбор «Выбрать все», если доступен, относится ко всему связанному списку под текущим поиском, включая другие страницы. Проверьте количество выбранных записей до возвращения к форме. Предельный состав: 100 клиентов и 200 предметов; большой список автоматически не сокращается.
Кнопка «Шаблон» с иконкой плюса предназначена для сотрудников с правом управления шаблонами. Готовый шаблон выбирается нажатием его строки.
Проверьте данные
В разделе «Участники» нажмите имя клиента, чтобы открыть его реквизиты. Для предметов нажмите название в разделе «Предметы», когда он доступен. После правок нажмите «Сохранить для документа». «Отмена» возвращает без правок этой панели.
- Проверьте сведения сделки, выбранных клиентов и предметов, которые использует шаблон.
- Заполните обязательные поля. Если шаблон требует хотя бы одного клиента или предмет, оставьте нужные записи в составе.
- На основном экране проверьте общие поля документа. Для своих полей шаблона откройте «Дополнительные данные».
- Сверьте названия, реквизиты и порядок повторяющихся блоков.
В разделе «Дополнительные данные» заполните свои поля и нажмите «Сохранить для документа». «Отмена» и кнопка «Назад» в шапке возвращают к документу без неподтверждённых правок этого раздела.
Снятие клиента или предмета очищает ручные значения этой записи. После повторного выбора заполните их заново. Возврат из вложенного экрана к текущей форме сохраняет подтверждённые изменения. Если вы меняли состав или значения, при возврате к списку «Доступные шаблоны» появится предупреждение: эти правки будут сброшены. Если состав и значения не менялись, список откроется без предупреждения. После повторного выбора шаблона проверьте их заново.
Поправки относятся только к формируемому документу. Они не меняют сделку, клиентов и предметы в CRM. Если нужного поля нет в форме, обратитесь к сотруднику, который настраивает шаблон.
Запустите формирование
- Убедитесь, что состав и порядок верны, а обязательные поля заполнены.
- Нажмите «Сформировать».
- На экране «Формируем документ» дождитесь результата или закройте панель. Процесс продолжится.
Найдите результат
На экране «Документ готов» нажмите «Скачать документ». Файл также доступен на вкладке «Документы» сделки. Копии у клиентов и предметов не создаются. Документы самого предмета открываются в его отдельной карточке.
«Журнал генераций» показывает запуски по частям. Из него можно скачать результат или выбрать «Сформировать ещё раз». Для нового документа заново проверьте актуальный состав и значения: прежние ручные правки из истории не подставляются.
Результат появится в документах карточки. Редактирование скачанного Word не меняет данные CRM.
Типовые ситуации
| Что произошло | Что сделать |
|---|---|
| Нет подходящего шаблона | Очистите поиск. Попросите ответственного проверить назначение «Сделка» и активность шаблона. |
| Клиент или предмет отсутствует в выборе | Проверьте связь со сделкой и свой доступ к записи. После исправления связи подготовьте состав заново. |
| Состав слишком большой | Вручную отметьте нужные записи в пределах 100 клиентов и 200 предметов. Система не выбирает произвольную часть вместо вас. |
| После «Выбрать все» выбрано больше строк, чем на экране | Проверьте другие страницы и поисковый запрос: действие охватывает весь связанный список под поиском. Снимите лишние записи. |
| В документе не тот порядок блоков | Откройте раздел «Участники» или «Предметы» и измените порядок стрелками у строк. Вернитесь к документу и сформируйте новый файл. Уже готовый файл от этого не изменится. |
| Не заполнено обязательное значение | Заполните указанное поле или выберите обязательный элемент состава. Если поле нельзя исправить, проверьте исходную карточку или настройку шаблона. |
| Ответ на запуск неизвестен | Нажмите «Проверить запрос». Проверка относится к той же отправке с исходными значениями и не запускает новый документ. Пока исход неизвестен, состав и значения менять нельзя. |
| Результат долго не подтверждается | Если результат долго не подтверждается, нажмите «Проверить статус» или вернитесь позже. Проверка не создаёт новый документ. |
| Не удалось сформировать документ | Прочитайте причину и исправьте данные или шаблон. Если панель предлагает «Сформировать заново», сначала проверьте подготовленную форму и подтвердите новый запуск. Завершившееся задание не возобновляется. Формат файла автоматически не меняется. |
| Не удалось скачать готовый файл | Нажмите «Скачать ещё раз» или откройте готовый файл в документах этой записи. Повторяется только скачивание; новое формирование не нужно. |
Что дальше
Подготовка шаблонов и общие ограничения описаны в статье документы по шаблонам. Работа с исходной карточкой и её файлами: открыть инструкцию.