Сформировать документ представителя

Откройте общий профиль представителя, выберите шаблон и клиентов, чьи сведения нужны в документе. Результат останется у представителя.

Что понадобится

Нужны доступ к профилю представителя, права «Формировать документы по шаблонам» и на загрузку документов, а также доступ по тарифу. В режиме «только чтение» новый запуск недоступен.

Подготовьте активный шаблон с назначением «Представитель». Проверьте связи человека с нужными клиентами: должность и основание полномочий хранятся отдельно для каждого клиента.

Как войти: два пути

1. Откройте «Клиенты» → «Представители клиентов», затем профиль нужного человека. Среди основных действий нажмите «Сформировать документ».
2. Либо в этом же профиле откройте вкладку «Документы» и нажмите «Сформировать по шаблону».

Оба пути открывают боковую панель с шаблонами представителя.

Выберите шаблон и клиентов

1. В блоке «Доступные шаблоны» найдите название. Поиск поможет сузить список; проверьте остальные части списка, если нужного шаблона пока не видно.
2. Нажмите строку с названием шаблона и стрелкой справа. Форма документа откроется сразу.
3. В форме откройте раздел «Клиенты и полномочия». В нём показаны выбранные клиенты. Чтобы добавить другого, нажмите «Клиент» с иконкой плюса: откроется отдельный список выбора из доступных связей представителя с поиском и страницами.
4. Отметьте нужных клиентов и нажмите «Добавить выбранных». Вы вернётесь в раздел «Клиенты и полномочия» с подтверждённым составом.
5. В этом разделе стрелками у выбранных строк задайте порядок клиентов; здесь же можно убрать лишнего клиента. В таком порядке шаблон выведет повторяющиеся блоки. Затем нажмите «Вернуться к документу».

Если шаблон требует хотя бы одного клиента, оставьте в выборе нужного клиента. Когда пустой список разрешён, блок клиентов в документе не выводится.

Кнопка «Шаблон» с иконкой плюса предназначена для сотрудников с правом управления шаблонами. Для формирования по существующему шаблону она не нужна.

Проверьте данные

В разделе «Клиенты и полномочия» нажмите имя или название клиента. В отдельной панели проверьте его реквизиты и полномочия представителя, затем нажмите «Сохранить для документа». Повторите для остальных клиентов. «Отмена» возвращает без правок этой панели.

1. Проверьте ФИО и доступные сведения общего профиля представителя.
2. Для каждого клиента проверьте его данные, должность представителя и основание полномочий, если их использует шаблон.
3. Заполните обязательные поля. Общие поля документа находятся на основном экране. Свои поля шаблона откройте через «Дополнительные данные».
4. Проверьте написание и склонение имён, затем состав и порядок клиентов.

В разделе «Дополнительные данные» заполните свои поля и нажмите «Сохранить для документа». «Отмена» и кнопка «Назад» в шапке возвращают к документу без неподтверждённых правок этого раздела.

Исправление полномочий у одного клиента относится только к этой паре «представитель и клиент». Оно не заменяет полномочия у остальных клиентов. Поправки перед формированием также не меняют общий профиль и связи в CRM.

Если убрать клиента из выбора, его ручные значения и поправки полномочий сбросятся. После повторного выбора проверьте их заново. Возврат из вложенного экрана к текущей форме сохраняет подтверждённые изменения. Если вы меняли состав или значения, при возврате к списку «Доступные шаблоны» появится предупреждение: эти правки будут сброшены. Если состав и значения не менялись, список откроется без предупреждения. После повторного выбора шаблона проверьте их заново.

Форма показывает только данные выбранного шаблона. Если нужного поля нет или его нельзя исправить здесь, проверьте исходный профиль, связь с клиентом или настройку шаблона у сотрудника с нужными правами.

Запустите формирование

1. Убедитесь, что обязательные поля заполнены.
2. Нажмите «Сформировать».
3. Пока показано «Формируем документ», можно закрыть панель. Результат появится в документах представителя.

Найдите результат

На экране «Документ готов» нажмите «Скачать документ». Сохранённый файл находится на вкладке «Документы» общего профиля представителя. У связанных клиентов копии не создаются.

Откройте «Журнал генераций», чтобы найти прошлый запуск. Подгружайте следующие записи доступной кнопкой списка. «Сформировать ещё раз» начинает новую проверку актуального состава и значений; ручные правки прошлого документа не возвращаются.

Результат появится в документах карточки. Правки скачанного Word остаются в этом файле и не меняют сведения CRM.

Типовые ситуации

Что дальше

Подготовка шаблонов и общие ограничения описаны в статье документы по шаблонам. Работа с исходной карточкой и её файлами: открыть инструкцию.